Komplexe Bauprojekte
sofort wieder steuerbar machen.
Eine operative Steuerungs-, Informations- und Automatisierungsebene für laufende Grossprojekte – ohne Systemwechsel, ohne mehrjährige Einführung und ohne Unterbrechung des Projektbetriebs.
Das Projekt braucht keine zusätzliche Software – sondern eine wirksame Steuerungsebene.
Die erste Projektphase hat gezeigt, dass administrative Abläufe, Dokumentation, Kostenführung, Rechnungsprüfung sowie Planer- und Unternehmersteuerung nicht durchgängig zusammenspielen. Phase 2 wird länger, komplexer und risikoreicher. Deshalb muss die Projektorganisation bereits zu Beginn stabilisiert werden.
Mehrjährige Konzeption, umfangreiche Systemeinführung, hoher Change-Aufwand und Nutzen erst spät im Projekt.
Bestehende Systeme verbinden, kritische Abläufe standardisieren, erste Automatisierungen innerhalb weniger Wochen produktiv setzen.
Die Projektorganisation arbeitet – aber nicht durchgängig als ein System.
Die Informationen sind grundsätzlich vorhanden. Der Aufwand entsteht, weil sie verteilt, unterschiedlich strukturiert, mehrfach geführt oder nicht zeitgerecht konsolidiert werden.
Protokollierung & Pendenzen
- Unterschiedliche Protokollstandards
- Unklare Verantwortliche und Fristen
- Beschlüsse werden nicht konsequent nachverfolgt
- Überfällige Punkte werden zu spät eskaliert
Dokumenten- & Planablage
- Uneinheitliche Ordner- und Benennungslogik
- Mehrfachablagen und Dubletten
- Unklare Revisions- und Gültigkeitsstände
- Hoher Such- und Abstimmungsaufwand
Kosten & Rechnungen
- Verteilte Prüf- und Freigabeschritte
- Fehlende Verbindung von Budget, Auftrag, Nachtrag und Rechnung
- Unvollständige Rückstellungen
- Verzögerte Endkostenprognose
Planer & Unternehmer
- Lieferstände und Zusagen sind verteilt
- Abhängigkeiten werden manuell überwacht
- Leistung und Reaktionszeit sind nicht einheitlich sichtbar
- Risiken werden eher individuell als systematisch bewertet
Eine gemeinsame, aktuelle und belastbare Steuerungsgrundlage.
Für die Realisierung bis 2029 braucht die Bauherrenseite keine zusätzliche Informationsflut, sondern eine konsolidierte Sicht auf das, was entschieden, geliefert, geprüft, bezahlt und als Risiko bewertet werden muss.
Laufende Transparenz
Relevante Informationen werden fortlaufend zusammengeführt und nicht erst für den Monatsbericht manuell aufbereitet.
Klare Verantwortlichkeit
Beschlüsse, Aufgaben, Fristen und Freigaben werden eindeutig dokumentiert und nachverfolgt.
Auditierbare Historie
Entscheidungen, Dokumentversionen und Kostenänderungen bleiben über den Projektverlauf rekonstruierbar.
Nutzen für das Projektmanagement
- Weniger manuelle Nachbearbeitung
- Einheitliche Arbeits- und Ablagelogik
- Automatisierte Reports und Erinnerungen
- Frühere Eskalation kritischer Themen
Nutzen für die Bauherrenseite
- Aktuelle Endkosten- und Risikosicht
- Transparente Entscheidungsgrundlagen
- Nachvollziehbare Freigaben
- Konsistenter Executive Projektstatus
Synnexus Executive Project Control Office
EPCO ist eine operative Steuerungs- und Automatisierungsebene für komplexe Bauprojekte. Sie verbindet bestehende Systeme, standardisiert kritische Abläufe und schafft innerhalb kurzer Zeit eine belastbare Entscheidungsbasis.
Kein Systemwechsel
Projektplattform, SharePoint, Teams, Outlook, ERP, Kosten- und Dokumentensysteme bleiben bestehen.
Schneller produktiver Start
Die ersten priorisierten Funktionen werden innerhalb weniger Wochen eingeführt und genutzt.
Automatisierung statt Zusatzadministration
Wiederkehrende Prüf-, Übertragungs-, Erinnerungs- und Reportingaufgaben werden reduziert.
Einheitliche Steuerungssicht
Kosten, Entscheidungen, Risiken, Pendenzen, Pläne und Partnerstatus werden konsolidiert.
Ein aktuelles Gesamtbild für Bauherrschaft und Projektleitung.
Das Executive Project Cockpit bündelt die wichtigsten Informationen aus den vorhandenen Systemen und stellt sie rollenbasiert zur Verfügung.
| Executive Sicht | Operative Sicht | Managementnutzen |
|---|---|---|
| Projektampel und Trend | Überfällige Pendenzen | Sofort erkennen, wo Eingriffe notwendig sind |
| Endkostenprognose | Offene Rechnungs- und Nachtragsprüfungen | Finanzielle Auswirkungen früher beurteilen |
| Top-Risiken | Planlieferungen und Freigaben | Kritische Abhängigkeiten priorisieren |
| Entscheidungsbedarf | Verantwortliche und Fristen | Entscheide beschleunigen und dokumentieren |
Sitzungen werden zu einem verbindlichen Steuerungsprozess.
Die Sitzungsorganisation wird von der Vorbereitung bis zur Nachverfolgung standardisiert. Aufgaben, Beschlüsse, Verantwortliche, Fristen, Risiken und offene Fragen werden strukturiert geführt.
| Heute | Mit Synnexus EPCO |
|---|---|
| Manuelle Protokollnachbearbeitung | Vorstrukturierte Protokollerstellung und gezielte Qualitätsprüfung |
| Pendenzen in Word, Excel und E-Mail | Zentrales Action Register mit Verantwortlichen und Fristen |
| Unklare Beschlusslage | Decision Register mit Entscheidungsgrundlage und Auswirkung |
| Individuelle Erinnerungen | Regelbasierte Erinnerungen und abgestufte Eskalationen |
Jede Entscheidung erhält
- eindeutige ID
- Entscheidungsgrundlage
- Verantwortung und Termin
- Kosten-, Termin- und Risikowirkung
- Freigabestatus und Historie
Wirkung
Beschlüsse werden verbindlich. Pendenzen gehen nicht zwischen Sitzungen verloren. Die Bauherrenseite erkennt, welche Entscheidungen den Projektverlauf beeinflussen.
Die bestehende Ablage wird stabilisiert – nicht ersetzt.
Verbindliche Regeln und automatisierte Prüfungen erhöhen die Qualität der Dokumenten- und Planführung, ohne eine zusätzliche Ablagewelt zu schaffen.
einheitliche Dateinamen und Dokumenttypen
Projekt, Gewerk, Autor, Status und Datum
Revision, Gültigkeit und Freigabe
richtiger Zielort und Verknüpfung
Dubletten, Lücken und Abweichungen
Automatisierte Prüfungen
- Dateibenennung und Pflichtmetadaten
- Zielordner und Dokumentenklasse
- Version, Revision und Gültigkeitsstatus
- Dubletten und fehlende Verknüpfungen
- Freigabe- und Prüfstatus
Transparente Plansteuerung
- Planliefertermine und Soll-Ist-Status
- Prüf- und Freigabestatus
- Rückfragen und Kommentare
- Abhängigkeiten zwischen Planern
- Überfällige Lieferungen und Eskalationen
Von der Rechnungsprüfung zur aktuellen Endkostensicht.
Budget, Vergaben, Nachträge, Rechnungen, Rückstellungen und Freigaben werden zu einer konsistenten Kostensteuerung verbunden.
| Steuerungsfeld | Transparenz | Automatisierungsbeitrag |
|---|---|---|
| Rechnungsprüfung | Prüfstatus, Abweichung, Freigabe, Fälligkeit | Vollständigkeit, Zuordnung, Workflow, Erinnerung und Eskalation |
| Nachtragsmanagement | Einreichung, Prüfung, Bewertung, Freigabe, Auswirkung | Statusführung, Fristen und Verknüpfung zu Vertrag und Kosten |
| Forecast | Budget, Verpflichtungen, Rechnungen, Rückstellungen, Risiken | Laufende Prognose der erwarteten Endkosten |
| Cashflow | Fälligkeiten, Freigaben, Zahlungszeitpunkt | Terminbasierte Vorschau und Abweichungshinweise |
Planer und Unternehmer nach einheitlichen Kriterien steuern.
Leistung, Terminverhalten, Qualität, offene Pendenzen, Planlieferungen, Rechnungsstatus und Reaktionszeiten werden in einer gemeinsamen Logik sichtbar.
Lieferfähigkeit
- Termin- und Planlieferstatus
- offene Zusagen
- Kapazitäts- und Abhängigkeitsrisiken
Qualität
- Mängel und Nacharbeiten
- Rückfragen und Freigabequalität
- Vollständigkeit der Unterlagen
Verlässlichkeit
- Reaktionszeit
- Erledigungsquote
- Eskalationshäufigkeit
| Frühindikator | Mögliche Wirkung | Steuerungsreaktion |
|---|---|---|
| Wiederholt verspätete Planlieferungen | Folgegewerke und Freigaben verzögern sich | Abhängigkeiten sichtbar machen und früh eskalieren |
| Steigende Anzahl offener Rückfragen | Unklare Planung oder fehlende Entscheide | Entscheidungspaket und Verantwortlichkeit definieren |
| Hohe Rechnungsabweichungen | Kosten- oder Leistungsrisiko | Vertrag, Leistung und Nachtrag gemeinsam prüfen |
Digitale Assistenten übernehmen wiederkehrende Projektadministration.
Die Agenten arbeiten auf klar definierten Regeln, Rollen und Freigaben. Sie bereiten vor, prüfen, erinnern, konsolidieren und eskalieren. Kritische Entscheidungen verbleiben bei den verantwortlichen Personen.
Meeting Agent
Protokolle, Beschlüsse, Aufgaben, Verantwortliche und Follow-ups.
Document Agent
Klassifikation, Benennung, Versionen, Ablagequalität und Metadaten.
Invoice Agent
Vollständigkeit, Zuordnung, Abweichungen, Freigaben und Fälligkeit.
Cost Agent
Budget, Verpflichtungen, Nachträge, Rückstellungen und Forecast.
Planner Agent
Planlieferungen, Prüfstatus, Rückfragen und Abhängigkeiten.
Contractor Agent
Unternehmerstatus, Zusagen, Mängel und Reaktionszeit.
Risk Agent
Frühwarnindikatoren aus Kosten, Terminen, Entscheidungen und Trends.
Executive Agent
Managementbericht mit Veränderungen, Risiken und Entscheidungsbedarf.
PMO Orchestrator
Koordiniert Agenten, Datenflüsse, Rollen, Eskalationen und Audit Trail.
Eine zusätzliche Steuerungsebene über der bestehenden Projektlandschaft.
Bestehende Systeme bleiben führend. Synnexus verbindet relevante Daten, orchestriert Workflows und stellt Informationen rollenbasiert bereit.
Projektplattform / CDE, SharePoint, Teams, Outlook, ERP, Kosten- und Kreditorensysteme, Excel und PDF.
Datenzugriff, Schnittstellen, Workflow-Orchestrierung, Rollenmodell, Regelwerk und Audit Trail.
Meetings, Dokumente, Pläne, Rechnungen, Kosten, Risiken und Reporting.
Rollenbasierte operative und Executive Steuerungssicht.
Technologische Basis
- Automation Anywhere AA360 als Orchestrierungsebene
- API-, Datei-, E-Mail- und Datenbankintegration
- On-Premise, Cloud oder Hybrid
- Schrittweise Erweiterbarkeit
Governance & Sicherheit
- definierte Datenverantwortung
- Freigabe- und Berechtigungskonzept
- nachvollziehbare Verarbeitungsschritte
- Trennung von Assistenz, Empfehlung und Entscheidung
Produktiver Nutzen in Wochen – nicht erst nach Jahren.
Jede Etappe liefert einen eigenständig nutzbaren Mehrwert. Die Projektorganisation muss nicht auf eine umfassende Gesamtlösung warten.
Projektorganisation, Systeme, Datenquellen, Ablage, Sitzungen, Kosten, Rechnungen, Planer- und Unternehmermanagement analysieren. Mindeststandards und Pilotumfang festlegen.
Erstes Cockpit, Projektstatus, Top-Risiken, Entscheidungsregister und Pendenzenübersicht produktiv setzen.
Meeting- und Action-Management, Dokumentenprüfung, erste Rechnungs- und Freigabeworkflows sowie Managementberichte einführen.
Endkostenprognose, Nachtragsstatus, Planer- und Unternehmerperformance sowie Frühwarnindikatoren ergänzen.
Alle zwei bis vier Wochen weitere priorisierte Funktionen und Agenten ergänzen. Nutzung, Qualität und Wirkung laufend messen.
Minimal Viable Control
Die kleinste funktionsfähige Steuerungsebene wird zuerst umgesetzt.
Short Delivery Cycles
Kleine kontrollierte Releases statt grosser Gesamtumstellung.
Value Tracking
Jede Erweiterung wird an Entlastung und Steuerungswirkung bewertet.
Synnexus als Operational Excellence Partner bis Projektabschluss.
Nach der initialen Stabilisierung wird EPCO als laufende Steuerungs- und Verbesserungsleistung betrieben. Dadurch bleibt die Lösung bis 2029 aktuell und anpassbar.
| Rolle | Verantwortung | Beitrag |
|---|---|---|
| Bauherrenseite | Prioritäten, Entscheide und Governance | Mandat, Eskalationswege und Freigaben |
| Projektmanagement | Operative Projektführung | Prozesswissen, Nutzung, Datenqualität und Umsetzungsfeedback |
| Planer & Unternehmer | Lieferung und Mitwirkung | Verbindliche Standards, Statusmeldungen und vollständige Unterlagen |
| Synnexus | Integration, Automatisierung und Steuerungsebene | Analyse, Konfiguration, Agenten, Cockpit, Betrieb und Optimierung |
Regelbetrieb
- wöchentliche operative Steuerung
- monatliches Executive Review
- Release-Zyklus alle 2–4 Wochen
- Monitoring von Datenqualität und Nutzen
- Priorisierung neuer Automatisierungen
Leistungsmodell
- initiale Stabilisierung als klar abgegrenztes Paket
- anschliessender Managed-Service-Modus
- transparenter Backlog mit Business-Nutzen
- keine mehrjährige Big-Bang-Einführung
- Skalierung nach Bedarf und Projektfortschritt
Messbare Entlastung und bessere Projektentscheidungen.
Die verbindlichen Zielwerte werden nach der Initialanalyse gemeinsam definiert. Jede Funktion muss einen nachvollziehbaren Beitrag zur Entlastung oder zur Steuerungsqualität leisten.
| Wirkungsfeld | Messgrösse | Zielrichtung |
|---|---|---|
| Meeting Management | Nachbearbeitungszeit, Erledigungsquote, überfällige Punkte | Aufwand senken, Verbindlichkeit erhöhen |
| Dokumente & Pläne | Fehlablagen, Dubletten, Suchzeit, veraltete Versionen | Qualität erhöhen, Suchaufwand senken |
| Rechnungsprüfung | Durchlaufzeit, Rückfragen, fehlende Unterlagen, Freigabestau | Bearbeitung beschleunigen |
| Kostensteuerung | Forecast-Aktualität, Nachtragsstatus, Prognoseabweichung | Endkosten früher erkennen |
| Partnersteuerung | Termintreue, Reaktionszeit, offene Punkte, Eskalationen | Lieferfähigkeit verbessern |
| Management | Zeit bis zur Entscheidung, ungeklärte kritische Themen | Entscheidungen beschleunigen |
Die dargestellten Werte sind Orientierungsgrössen und werden erst nach Analyse der tatsächlichen Volumina, Abläufe und Datenqualität verbindlich festgelegt.
Executive Project Control Assessment
In einem kompakten Assessment wird ermittelt, welche drei bis fünf Engpässe die grösste operative und wirtschaftliche Wirkung haben und welche Daten, Systeme und Rollen für eine schnelle Umsetzung verfügbar sind.
Assessment-Inhalte
- Projektorganisation und Entscheidungswege
- Sitzungs- und Pendenzenmanagement
- Dokumenten- und Planlogik
- Kosten-, Nachtrags- und Rechnungsprozesse
- Planer- und Unternehmersteuerung
- Systeme, Schnittstellen und Datenqualität
- Governance, Rollen und Berechtigungen
Konkrete Ergebnisse
- priorisierte Pain-Point- und Risikoanalyse
- Zielbild für die Steuerung von Phase 2
- 90-Tage-Umsetzungsplan
- Definition der ersten produktiven Module
- Integrations- und Datenkonzept
- Business Case und Nutzenmessung
- Vorschlag für Betrieb und Zusammenarbeit
In vier Wochen von der Bestandsaufnahme zur ersten produktiven Steuerungsebene.
Der gemeinsame Startpunkt ist kein umfassendes Pflichtenheft, sondern ein fokussiertes Assessment mit klar priorisiertem Pilotumfang. Das erste Release konzentriert sich auf jene Funktionen, die das Projektmanagement unmittelbar entlasten und der Bauherrenseite sofort mehr Transparenz verschaffen.
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