Meeting & Decision
Intelligence
Von der Sitzung zum verbindlichen Entscheidungs- und Umsetzungsprozess – automatisiert, nachvollziehbar und integriert in die Projektsteuerung.
Sitzungen erzeugen erst dann Wert, wenn Beschlüsse umgesetzt werden.
In komplexen Bauprojekten entstehen täglich Entscheidungen, Aufgaben, Rückfragen und Abhängigkeiten. Werden diese nicht einheitlich erfasst und verfolgt, verliert die Projektorganisation Zeit, Verbindlichkeit und Steuerungsfähigkeit.
Viele Sitzungen – aber kein durchgängiger Steuerungskreislauf.
Projektleitung, Bauherrschaft, Architekturbüro, Fachplaner, Unternehmer und Kostenmanagement arbeiten in unterschiedlichen Sitzungsformaten. Ohne gemeinsame Logik entstehen Medienbrüche und Informationsverluste.
Typische Brüche
- Protokolle werden manuell und unterschiedlich erstellt
- Aufgaben stehen in Word, E-Mail oder persönlichen Listen
- Beschlüsse sind nicht mit Kosten und Terminen verknüpft
- Fristen werden individuell erinnert
- Entscheidungsgrundlagen sind verteilt
Auswirkung
- unnötige Nachfragen und Doppelarbeit
- verzögerte Freigaben
- unklare Verantwortlichkeit
- späte Eskalation kritischer Themen
- fehlende Nachvollziehbarkeit gegenüber der Bauherrschaft
Jede Sitzung wird zu einem strukturierten Entscheidungs- und Umsetzungspaket.
Das System erkennt relevante Inhalte, ordnet sie Rollen und Projektstrukturen zu und führt sie bis zur Erledigung oder Entscheidung weiter.
Aktuell
Offene Aufgaben und Entscheidungen sind laufend sichtbar.
Verbindlich
Verantwortung, Termin und Status sind eindeutig dokumentiert.
Nachvollziehbar
Grundlagen, Änderungen und Freigaben bleiben historisiert.
Vom gesprochenen Wort zum gesteuerten Projektergebnis.
Offene Aufgaben, überfällige Entscheide, Risiken und notwendige Unterlagen werden automatisch zur Agenda zusammengestellt.
Audio, Notizen, Chat und bereitgestellte Dokumente werden in einem gemeinsamen Kontext verarbeitet.
Das System erkennt Aufgaben, Beschlüsse, offene Fragen, Risiken, Änderungen und Informationspunkte.
Personen, Organisationen, Gewerke, Teilprojekte und Termine werden vorgeschlagen und geprüft.
Das Protokoll wird geprüft, freigegeben und rollenbasiert verteilt.
Aufgaben und Entscheide werden bis zur Erledigung überwacht und bei Bedarf eskaliert.
Einheitliche Protokolle ohne aufwendige Nachbearbeitung.
Der Meeting Agent erstellt einen strukturierten Entwurf nach den festgelegten Projektstandards. Die verantwortliche Person prüft und gibt ihn frei.
Automatisch erkannt
- Teilnehmer und Rollen
- Traktanden und Themenblöcke
- Beschlüsse und Vorbehalte
- Aufgaben, Verantwortliche und Termine
- Risiken, Änderungen und offene Fragen
- genannte Dokumente, Pläne und Verträge
Projektstandard
- einheitliche Struktur und Nummerierung
- verbindliche Statuslogik
- Bezug zu Teilprojekt und Gewerk
- eindeutige IDs für Aufgaben und Entscheide
- Versionierung und Freigabe
- vollständiger Audit Trail
| Erkannter Inhalt | Automatische Struktur | Weiterverarbeitung |
|---|---|---|
| „Planer liefert Revision bis Freitag“ | Aufgabe · Planer · Termin | Action Register und Reminder |
| „Bauherr genehmigt Variante B“ | Entscheid · Freigabe · Variante | Decision Register und Dokumentenbezug |
| „Kostenwirkung noch offen“ | Risiko · Klärungsbedarf | Kostenprüfung und Eskalation |
Pendenzen werden automatisch zu steuerbaren Aufgaben.
Jede Aufgabe erhält eine eindeutige Identität, einen Verantwortlichen, einen Termin, einen Kontext und einen nachvollziehbaren Status.
| Status | Bedeutung | Automatische Aktion |
|---|---|---|
| Neu | Aufgabe wurde erkannt und zugeordnet | Benachrichtigung und Aufnahme ins Register |
| In Bearbeitung | Verantwortlicher bestätigt Umsetzung | Status- und Terminüberwachung |
| Fällig | Termin nähert sich | Reminder an Verantwortlichen |
| Überfällig | Termin wurde überschritten | Eskalation nach Projektregel |
| Erledigt | Ergebnis wurde eingereicht | Prüfung und Abschluss |
Entscheidungen werden mit ihrer gesamten Wirkung dokumentiert.
Ein Entscheid ist mehr als ein Satz im Protokoll. Er benötigt eine Grundlage, Verantwortung, Frist und die Verbindung zu Kosten, Termin, Qualität, Verträgen und Dokumenten.
| Decision Register | Beispiel |
|---|---|
| ID und Titel | DEC-024 · Freigabe Fassadenvariante B |
| Entscheidungsinstanz | Bauherrschaft / Projektsteuerung |
| Fälligkeit | vor Auslösung der Werkplanung |
| Auswirkung | Kosten + Termin + gestalterische Konsequenz |
| Status | Entwurf · Prüfung · Freigabe · umgesetzt |
Die Ampel zeigt, wo Managementaufmerksamkeit erforderlich ist.
Verantwortung, Termin und Grundlage sind klar. Keine Managementintervention erforderlich.
Informationen fehlen, Termin ist gefährdet oder die Wirkung ist noch nicht vollständig bewertet.
Entscheid oder Aufgabe ist überfällig und beeinflusst Kosten, Termin, Qualität oder Folgegewerke.
Eskalationsregeln
- Reminder vor Fälligkeit
- Eskalation nach definierter Frist
- höhere Eskalationsstufe bei Kosten- oder Terminwirkung
- Aufnahme in den Executive Wochenbericht
- Dokumentation aller Statusänderungen
Managementfokus
Die Bauherrenseite sieht nicht alle Detailpunkte, sondern jene Aufgaben und Entscheidungen, die den Projektverlauf tatsächlich beeinflussen.
Die KI stellt die relevanten Entscheidungsgrundlagen automatisch zusammen.
Vor einer Freigabe werden die verfügbaren Informationen aus den vorhandenen Projektquellen gesucht, zugeordnet und als Entscheidungsdossier vorbereitet.
Automatisierung mit klarer menschlicher Verantwortung.
Automatisch unterstützt
- Transkription und Strukturierung
- Erkennung von Aufgaben und Beschlüssen
- Zuordnungsvorschläge
- Reminder und Eskalationen
- Kontextsuche und Zusammenfassung
- Executive Reporting
Menschlich entschieden
- Freigabe des Protokolls
- Bestätigung von Verantwortung und Termin
- Bewertung kritischer Aussagen
- formelle Projekt- und Bauherrenentscheide
- Freigabe kosten- und terminwirksamer Änderungen
- Abschluss strittiger Punkte
| Rolle | Verantwortung |
|---|---|
| Sitzungsleitung | Agenda, Ergebnisqualität und Freigabe des Protokolls |
| Projektmanagement | Aufgabensteuerung, Eskalation und Projektkontext |
| Bauherrschaft | strategische, finanzielle und gestalterische Entscheidungen |
| Planer / Unternehmer | Bestätigung und Erledigung zugewiesener Aufgaben |
| Synnexus AI | Vorbereitung, Strukturierung, Überwachung und Bericht |
Die Bauherrenseite erhält einen aktuellen Entscheidungs- und Umsetzungsstatus.
Aus allen Sitzungen entsteht automatisch ein konsolidierter Wochenbericht – unabhängig davon, in welchem Gremium ein Thema besprochen wurde.
| Executive Bericht | Inhalt |
|---|---|
| Top-Entscheidungen | Frage, Empfehlung, Wirkung, Verantwortlicher und Fälligkeit |
| Überfällige Pendenzen | Owner, Dauer, Auswirkung und Eskalationsstufe |
| Neue Risiken | Quelle, Wahrscheinlichkeit, Wirkung und Massnahme |
| Beschlossene Änderungen | Bezug zu Kosten, Termin, Planung und Auftrag |
| Erledigungsquote | Trend nach Sitzung, Organisation und Teilprojekt |
Meeting & Decision Intelligence ist ein Baustein der gesamten Projektsteuerung.
Entscheidungen und Aufgaben werden mit Dokumenten, Kosten, Nachträgen, Plänen, Risiken und Partnerleistungen verbunden.
Beispiel
In einer Planungssitzung wird eine Variante beschlossen. Der Entscheid wird mit dem gültigen Plan, der Kostenwirkung, dem Nachtrag und dem erforderlichen Freigabetermin verbunden.
Mehrwert
Der Entscheid bleibt nicht isoliert im Protokoll, sondern wird Bestandteil der integrierten Kosten-, Termin- und Projektsteuerung.
Mit realen Sitzungen aus Phase 1 starten.
Ein fokussierter Pilot zeigt innerhalb kurzer Zeit, wie bestehende Protokolle, Aufgaben und Entscheidungen strukturiert und für Phase 2 nutzbar gemacht werden können.
Sitzungsarten, Protokollvorlagen, Rollen, Eskalationsregeln und ausgewählte historische Fälle definieren.
Erkennungslogik, Kategorien, IDs, Aufgaben- und Entscheidungsregister einrichten.
Ausgewählte Sitzung verarbeiten, Protokoll erstellen und Pendenzen sowie Entscheide nachverfolgen.
Nutzen, Datenqualität, Governance und Rolloutempfehlung für Phase 2 bewerten.
Pilotumfang
2–3 Sitzungstypen und reale Protokolle.
Ergebnis
Produktiver Workflow und Executive Dashboard.
Entscheid
Rolloutplan für weitere Projektgremien.
Weniger Administration. Mehr Verbindlichkeit. Schnellere Entscheidungen.
Operativer Nutzen
- weniger manuelle Protokollarbeit
- keine parallelen Pendenzenlisten
- automatische Reminder und Eskalationen
- schnellere Vorbereitung von Folgesitzungen
- weniger Such- und Abstimmungsaufwand
Executive Nutzen
- klarer Entscheidungsbedarf
- aktuelle Sicht auf kritische Pendenzen
- nachvollziehbare Entscheidungsgrundlagen
- Verknüpfung zu Kosten und Terminen
- belastbarer Audit Trail
Verbindliche Zielwerte werden nach Analyse der aktuellen Sitzungsvolumina, Bearbeitungszeiten und Qualitätsanforderungen festgelegt.
Meeting & Decision Intelligence Assessment
Gemeinsam wählen wir die wichtigsten Sitzungstypen und Entscheidungsprozesse aus, definieren den Zielstandard und setzen einen ersten produktiven Demonstrationsworkflow um.
Benötigte Grundlagen
- Beispiele bestehender Protokolle
- Liste der Projektgremien und Rollen
- aktuelle Pendenzen- und Entscheidungslisten
- Protokoll- und Ablagestandards
- Eskalations- und Freigaberegeln
Lieferergebnis
- standardisierter Meeting Workflow
- Action und Decision Register
- automatisierte Reminderlogik
- Executive Entscheidungsbericht
- Rolloutplan für Phase 2
Aus jeder Sitzung entsteht ein verbindlicher Steuerungsimpuls.
Meeting & Decision Intelligence schafft den durchgängigen Übergang von Information zu Entscheidung und von Entscheidung zu Umsetzung – transparent für Projektmanagement und Bauherrschaft.
+41 79 522 53 06