Aus Dokumenten und Plänen
wird steuerbare Information.
KI-gestützte Dokumenten-, Plan- und Revisionsintelligenz für komplexe Grossprojekte – als verlässliche Grundlage für Entscheidungen, Kostenkontrolle und Projektsteuerung.
Die richtige Information muss im richtigen Moment verlässlich verfügbar sein.
In Grossprojekten entstehen Dokumentenrisiken selten, weil Unterlagen vollständig fehlen. Sie entstehen, weil Versionen, Freigaben, Ablagen, Benennungen und Beziehungen zwischen Dokumenten nicht durchgängig beherrscht werden.
Pläne, Protokolle, Verträge, Nachträge, Prüfberichte und Freigaben liegen in verschiedenen Ablagen und werden manuell zusammengeführt.
KI klassifiziert, prüft, verknüpft und überwacht Dokumente und Pläne. Der Mensch erhält den vollständigen Entscheidungskontext.
Mit der Komplexität wächst nicht nur die Datenmenge – sondern das Informationsrisiko.
Architektur, Fachplanung, Unternehmer, Projektmanagement und Bauherrschaft erzeugen laufend neue Dokumente, Planstände, Kommentare, Freigaben und Nachweise.
Eine veraltete Revision wird geprüft, freigegeben oder auf der Baustelle verwendet.
Entscheidung, Protokoll, Planänderung und Kostenwirkung werden nicht als Zusammenhang erkannt.
Pflichtunterlagen oder Freigaben fehlen, ohne dass dies früh sichtbar wird.
Heute müssen Projektteams dieselben Fragen immer wieder manuell beantworten.
Gültigkeit
- Welcher Planstand ist aktuell gültig?
- Ist die Revision geprüft und freigegeben?
- Wurde eine ältere Version zurückgezogen?
- Wer hat wann freigegeben?
Vollständigkeit
- Sind alle geforderten Dokumente vorhanden?
- Fehlen Beilagen, Nachweise oder Prüfberichte?
- Sind Pflichtmetadaten vollständig?
- Entspricht die Lieferung dem vereinbarten Schema?
Zusammenhang
- Welche Entscheidung führte zur Planänderung?
- Welche Kosten- oder Terminwirkung besteht?
- Welcher Vertrag und welche Leistung sind betroffen?
- Gibt es bereits einen Nachtrag?
Verantwortung
- Wer muss prüfen oder freigeben?
- Welche Frist gilt?
- Wo besteht eine überfällige Abhängigkeit?
- Wann muss eskaliert werden?
Eine intelligente Kontrollschicht über der bestehenden Dokumentenlandschaft.
Die bestehende Projektplattform oder CDE bleibt führend. Synnexus ergänzt eine KI- und Automatisierungsebene, die Dokumente analysiert, klassifiziert, verknüpft und überwacht.
Erkennen
Dokumenttyp, Projektbezug, Gewerk, Autor, Datum, Revision, Status und relevante Inhalte.
Prüfen
Benennung, Metadaten, Vollständigkeit, Gültigkeit, Dubletten und Freigaben.
Verknüpfen
Pläne mit Entscheidungen, Protokollen, Verträgen, Nachträgen, Rechnungen und Risiken.
Steuern
Offene Prüfungen, fehlende Lieferungen, überfällige Freigaben und kritische Abweichungen.
Jedes Dokument wird beim Eingang automatisch verstanden und eingeordnet.
Die KI liest Inhalt und Metadaten, erkennt den Dokumenttyp und ordnet ihn dem richtigen Projekt-, Teilprojekt-, Gewerk- und Prozesskontext zu.
| Erkanntes Merkmal | Beispiel | Automatische Aktion |
|---|---|---|
| Dokumenttyp | Ausführungsplan, Prüfbericht, Freigabe, Protokoll | Passende Klasse und Ablagelogik anwenden |
| Projektkontext | Teilprojekt, Gebäude, Geschoss, Gewerk | Dokument eindeutig zuordnen |
| Status | Entwurf, zur Prüfung, freigegeben, zurückgezogen | Workflow und Berechtigung auslösen |
| Revision | A, B, C oder projektspezifische Logik | Versionskette aktualisieren und Vorgänger markieren |
Qualitätsmängel werden erkannt, bevor sie zum Projektrisiko werden.
Für jede Dokumentenklasse werden klare Prüfkriterien hinterlegt. Die KI bewertet Dokumente automatisiert und übergibt nur relevante Abweichungen an die zuständige Person.
Der gültige Planstand wird eindeutig und nachvollziehbar.
Jede Revision wird als Teil einer durchgängigen Versions- und Freigabekette geführt. Dadurch bleibt sichtbar, welche Version wann eingereicht, geprüft, kommentiert, freigegeben oder zurückgezogen wurde.
Automatische Kontrollen
- neue Revision gegen Vorgänger vergleichen
- veraltete Versionen markieren
- fehlende Freigaben erkennen
- parallele widersprüchliche Revisionen melden
- Planstatus mit Terminplan abgleichen
Executive Wirkung
Projektleitung und Bauherrschaft erkennen sofort, welche kritischen Planlieferungen fehlen, wo Freigaben blockiert sind und welche Folgegewerke betroffen sein können.
| Plan | Revision | Status | Verantwortlich | Risiko |
|---|---|---|---|---|
| Architektur Detailzone A | C | zur Freigabe | Projektleitung | Terminwirkung möglich |
| HLKS Koordination Ebene 2 | B | freigegeben | Fachplanung | kein aktuelles Risiko |
| Werkstattplan Fassade | A | unvollständig | Unternehmer | kritisch |
Planänderungen werden nicht nur erkannt – sondern im Projektkontext bewertet.
Die KI kann Änderungen zwischen zwei Planständen identifizieren und mit Protokollen, Entscheidungen, Leistungsumfang und Kosteninformationen verbinden.
Geometrische Änderung
Bauteil, Lage, Abmessung oder Ausführung wurde geändert.
Informationsänderung
Text, Material, Spezifikation, Status oder Kennzeichnung wurde angepasst.
Projektwirkung
Mögliche Auswirkung auf Kosten, Termine, Unternehmer und Folgeplanung.
Aus der Dokumentensuche wird eine projektbezogene Antwort.
Anstatt Ordner und Dateinamen zu durchsuchen, können Projektbeteiligte Fragen in natürlicher Sprache stellen. Die Antwort wird aus den freigegebenen Projektinformationen mit Quellenbezug erzeugt.
Revisionen und Freigaben mit Gültigkeitsstatus
Beschlüsse, Verantwortliche und Datum
Nachträge, Budgetpositionen und offene Bewertungen
Quellenbasierte Antwort
Jede Aussage verweist auf das zugrunde liegende Dokument, die Revision und den Freigabestatus.
Berechtigungsbasiert
Die Suche berücksichtigt Rollen, Projektbereiche und bestehende Zugriffsrechte.
Dokumentenlieferungen werden zu einem transparenten Steuerungsprozess.
Für definierte Dokumenttypen werden Soll-Lieferungen, Verantwortliche, Fristen, Prüfschritte und Freigaberegeln hinterlegt.
Dokumenten- oder Planlieferung wird aus Terminplan, Vertrag oder Liefermatrix erkannt.
Vollständigkeit, Benennung, Revision, Beilagen und Zuständigkeit werden kontrolliert.
Prüfer, Frist, Kommentare und notwendige Nachbearbeitung werden geführt.
Status, Gültigkeit, Bedingungen und Audit Trail werden aktualisiert.
Cockpit, Planstatus, Entscheidungen, Kosten- und Terminbezüge werden aktualisiert.
Spezialisierte Agenten überwachen Qualität, Status und Zusammenhänge.
Document Agent
Klassifiziert Dokumente, prüft Metadaten und steuert die Ablage.
Plan Agent
Überwacht Revisionen, Liefertermine, Prüfungen und Freigaben.
Quality Agent
Erkennt fehlende Unterlagen, Konflikte, Dubletten und Abweichungen.
Context Agent
Verknüpft Dokumente mit Entscheidungen, Verträgen, Kosten und Nachträgen.
Search Agent
Liefert quellenbasierte Antworten aus freigegebenen Projektinformationen.
Workflow Agent
Erinnert, eskaliert und aktualisiert Status und Verantwortlichkeiten.
Risk Agent
Erkennt kritische Plan- und Dokumentenabhängigkeiten frühzeitig.
Executive Agent
Verdichtet offene Lieferungen, Freigaben und Risiken für das Management.
PMO Orchestrator
Koordiniert Agenten, Regeln, Rollen, Schnittstellen und Audit Trail.
Vertrauen entsteht durch klare Regeln und vollständige Nachvollziehbarkeit.
Das Modul wird in die bestehende Projektgovernance eingebettet. Es respektiert Berechtigungen, Freigaberollen und die führenden Systeme.
Human in the Loop
- KI erkennt und empfiehlt
- Fachperson prüft kritische Sachverhalte
- autorisierte Rolle erteilt Freigabe
- Entscheid bleibt nachvollziehbar
Audit Trail
- Quelle und Dokumentversion
- Zeitpunkt der Analyse
- angewandte Prüfregeln
- Kommentare und Freigaben
Berechtigungen
- bestehende Zugriffsrechte übernehmen
- rollenbasierte Suche und Anzeige
- Schutz vertraulicher Inhalte
- Trennung von Projektbereichen
Datenhaltung
- On-Premise, Cloud oder Hybrid
- keine unkontrollierte Datenkopie
- definierte Aufbewahrung
- projektbezogene Governance
Dokumenten- und Planintelligenz wird Teil der gesamten Projektsteuerung.
Das Modul liefert nicht nur Dokumentenstatus. Es versorgt das EPCO mit Frühindikatoren, Entscheidungsbedarf und belastbaren Quellen.
| Cockpit-Indikator | Quelle | Steuerungsnutzen |
|---|---|---|
| Kritische Planlieferungen | Liefermatrix, Terminplan, CDE | Folgewirkungen früh erkennen |
| Offene Freigaben | Prüf- und Freigabeworkflow | Entscheidungsstau reduzieren |
| Revisionskonflikte | Versions- und Planvergleich | Fehlverwendung verhindern |
| Dokumentenlücken | Pflichtlisten und Vollständigkeitsprüfung | Abnahme- und Nachweisrisiken reduzieren |
Weniger Such- und Kontrollaufwand – mehr Sicherheit im Projektablauf.
| Wirkungsfeld | Messgrösse | Zielrichtung |
|---|---|---|
| Dokumentenablage | Fehlablagen, Dubletten, fehlende Metadaten | Qualität und Standardisierung erhöhen |
| Plansicherheit | Versionskonflikte, ungültige Planstände | Fehlverwendung vermeiden |
| Liefermanagement | verspätete oder unvollständige Lieferungen | Früher erkennen und eskalieren |
| Suche | Zeitaufwand und Anzahl Rückfragen | Information schneller bereitstellen |
| Entscheidungen | Vollständigkeit der Entscheidungsgrundlagen | Qualität und Geschwindigkeit erhöhen |
| Auditierbarkeit | nachvollziehbare Revisionen und Freigaben | Projekt- und Nachweisrisiken reduzieren |
Die konkreten Zielwerte werden nach Analyse der Projektplattform, Dokumentenvolumina, Planlogik und bestehenden Arbeitsabläufe gemeinsam festgelegt.
In vier Wochen einen realen Dokumenten- und Planworkflow demonstrieren.
Der Pilot wird mit ausgewählten Dokumenten und Planständen aus Phase 1 durchgeführt. Dadurch kann die Wirkung vor dem breiten Einsatz in Phase 2 konkret bewertet werden.
Dokumentenklasse, Planserie, Revisionslogik, Prüfregeln und Zielprozess definieren.
Metadaten, Benennung, Vollständigkeit, Versionen und Ablagelogik abbilden.
Revisionen vergleichen und mit Protokollen, Entscheidungen oder Kosteninformationen verknüpfen.
Ergebnisse, Nutzen, Datenqualität, Governance und Ausbauplan für Phase 2 bewerten.
Geeigneter Pilotumfang
- eine klar definierte Planserie
- 20–50 relevante Dokumente
- mehrere Revisionen und Freigaben
- bekannte Qualitäts- oder Ablageprobleme
- ein realer Entscheidungs- oder Nachtragsbezug
Ergebnis
- funktionsfähiger Demonstrationsworkflow
- Qualitäts- und Abweichungsreport
- Revisions- und Kontextdarstellung
- Nutzen- und Skalierungsbewertung
- Umsetzungsplan für Phase 2
Aus Projektunterlagen wird ein aktives Steuerungsinstrument.
Document & Plan Intelligence schafft nicht nur Ordnung. Es verbindet gültige Informationen mit den Entscheidungen, Kosten und Risiken, die für die Bauherrschaft und das Projektmanagement entscheidend sind.
+41 79 522 53 06