KI-automatisierte Beschaffungsprozesse für die Bauindustrie
Vollständig integriertes Autonomous Procurement Operating Model — vom LV-Upload bis zur
unterzeichneten Auftragsbestätigung. Synnexus APA orchestriert alle 9 Teilprozesse in 11
definierten Statusphasen. TruGenie® 360° liefert Predictive Intelligence für
Materialpreise, Terminrisiken und Cashflow — für Kalkulation, Arbeitsvorbereitung,
Projektleitung und Geschäftsführung.
Kalkulation & AVORProjektleitungEinkauf & DispositionCFO & GeschäftsführungIT & DigitalisierungDACH · CH · AT · DE
Public EditionDokument-ID: SX-HP04-PUB-2026-001Version 1.0Veröffentlicht: 24.07.2026
90–95%
Automatisierung Extraktion, Versand & Vergleich
9
Teilprozesse vollständig orchestriert
11
Statusphasen End-to-End Statusmodell
95%+
Ausschreibungssteuerung automatisiert
BKP
automatische Zuordnung 3-stellig
2026
HP04 — Technisches Briefing Manual
01 — Gesamtüberblick
HP 04 — Prozessarchitektur auf einen Blick
HP 04 umfasst den vollständigen Lebenszyklus der Lieferanten- und Subunternehmerbeschaffung —
von der automatischen Dokumentenextraktion über die KI-gestützte Ausschreibungssteuerung bis
zur digitalisierten Vergabe, Vertragsprüfung und zum automatisierten Rechnungsabgleich.
Synnexus APA orchestriert alle 9 Teilprozesse ereignisgetrieben; TruGenie® 360° überwacht,
prognostiziert und optimiert in Echtzeit.
Phase 1 — Beschaffung
01 · Datenextraktion
LV, Vertragsdaten, Termine, Mengen — 85–95% auto
Die 9 Teilprozesse — Automatisierungsgrad & Beschreibung
Jeder Teilprozess ist klar abgegrenzt, eigenständig wertstiftend und über den APA-Orchestrator
ereignisgetrieben mit den vor- und nachgelagerten Prozessen verknüpft.
#
Teilprozess
Beschreibung & Automatisierung
Automatisierungsgrad
Agent
01
Datenextraktion
Automatische Erfassung von LV, Vertragsdaten, Terminen, Mengen. Dokumentenklassifizierung, BKP-Zuordnung 3-stellig, Materiallisten je Werkgruppe.
Automatisierte Genehmigungsworkflows gemäss Rollenmatrix: PL bis CHF 50k, BL bis CHF 200k, GF ab CHF 200k. Vollständiger Audit Trail.
100%
Workflow
05
Vertragsprüfung
KI-gestützte Prüfung von Werkverträgen auf SIA, DIN, CRB, BauAV, ISO-Normen, Vertragsrisiken, SLA-KPIs. Automatische Risikomarkierung.
85%
Agent KI
06
Lieferanten-Priorisierung
Dynamische Einordnung nach kritischer Bedeutung für laufende Projekte und Unternehmens-Cashflow. Echtzeit-Verknüpfung mit TruGenie.
90%
TruGenie
07
Rechnungsabgleich
Automatisiertes 3-Way-Matching: Bestellung vs. Lieferschein vs. Rechnung via OCR. Abweichungen triggern Klärungsworkflow.
90%
OCR Agent
08
Monitoring & Reporting
Echtzeit-Tracking von Lieferungen, Leistungsständen, SLA-Status. KPI-Auswertung, Automatisierungsgrad-Messung, TruGenie-Dashboard.
95%
TruGenie
09
Archivierung
Digitale Ablage aller Dokumente für Audits & Compliance. Revisionspfad, Versionierung, DSGVO-konform, vollautomatisch.
100%
Auto
03 — Subprozess 1
Phase 1 — Datenextraktion: Von «PDF-Ordner» zu strukturiertem Projekt-Datensatz
Ziel: Automatische Erfassung aller relevanten Projektdaten aus heterogenen Dokumenten — LV, Vertragsdaten, Terminpläne, Mengen — und Überführung in ein strukturiertes Datenmodell bereit zur Ausschreibung.
Ablaufdiagramm — Agent 1
⬤ EVENT: Neues Projekt hochgeladenUpload-Ordner / Maske / API
↓
🔀 Input-GatewayUpload-Ordner / API / Mail-Parser
↓
Agent 1: DokumentenklassifizierungLV erkannt · Vertrag · Terminplan · Sonstige
Phase 1 — Ausschreibungen & Angebote: Vom manuellen Mailprozess zur agentenbasierten Ausschreibungssteuerung
Der komplexeste und zeitaufwändigste Teilprozess wird zu über 95% automatisiert — von der CRM-Selektion über den automatischen Versand, Rücklaufsteuerung, KI-Analyse und Abgebotsrunden bis zur Vergabe.
Agent 2 — Ausschreibungssteuerung
⬤ EVENT: Projekt bereit zur Ausschreibung
↓
Agent 2: Lieferantenselektion aus CRMFilter: BKP · Region · Performance-Score · Verfügbarkeit
Das vollständige Statusmodell bildet den Lebenszyklus jedes Beschaffungs- und Vergabeprojekts ab — von der ersten Dateiübergabe bis zum ERP-Abschluss. Jeder Statusübergang ist ein maschineller Trigger, nicht ein manueller Schritt.
01
Hochgeladen
Projektdaten oder LV treffen über das Input-Gateway (API/Mail-Parser) ein.
Automatisch
02
In Extraktion
Die kognitive KI liest Positionen, Mengen und Fristen autonom aus den Dokumenten.
Automatisch
03
Bereit zur Ausschreibung
Datenpakete validiert und für den Markt formatiert. Trigger für Subprozess 2.
Automatisch
04
Ausschreibung läuft
Anfragen digital gestreut; KI überwacht Rücklauffristen und sendet Reminders.
Automatisch
05
In Nachfrist
Automatisches Nachfassen bei kritischen Gewerken ohne ausreichenden Rücklauf.
Automatisch
06
In Analyse
Strukturierter KI-Preisspiegelvergleich und technische Prüfung aller eingegangenen Angebote.
Automatisch
07
Vergabevorschlag erstellt
Autonomer Bestbieter-Vorschlag liegt vor — mit Risikoanalyse und Scoring.
Automatisch
08
Loop Abgebotsrunde
KI-gestützte Nachverhandlung von Konditionen. Max. 2 Runden, dann Eskalation an GF.
⟳ Loop
09
Vergabevorschlag genehmigt
Digitale Freigabe gemäss Kompetenzmatrix (PL/BL/GF). Human-in-the-Loop bei Ausnahmen.
👤 Human-in-the-Loop
10
Werkvertrag erstellt & bestätigt
System generiert PDF/Word inkl. AGB und Plänen, versendet und verbucht Bestätigung.
Automatisch
11
Abgeschlossen
Datenübergabe an Kalkulationssoftware und ERP. Archivierung vollständig.
Automatisch
Statusfluss — visuell
01 Hochgeladen
→
02 Extraktion
→
03 Bereit
→
04 Läuft
→
05 Nachfrist
→
06 Analyse
→
07 Vorschlag
→
08 ⟳ Loop
→
09 👤 Freigabe
→
10 Vertrag
→
11 ✓ Abgeschl.
06 — Performance Scoring
Dynamisches Lieferanten- & Subunternehmer-Scoring
Jeder Partner wird kontinuierlich nach einem gewichteten Modell bewertet — Preis, Qualität, Termintreue und Compliance fliessen in ein dynamisches Score-Modell, das die Selektion für jede neue Ausschreibung direkt steuert.
Scoring-Gewichtungsmodell
Preisgewichtung60%
Marktpreis-Vergleich, Bestpreis je Position, Mischkalkulation
Historische Performance20%
Qualität, Mängelrate, Projektergebnisse aus CRM
Termintreue20%
Liefertreue, Ausführungstermine, Verzugsquote
Zusatzkriterium: Compliance (SIA/BauAV/ISO) → disqualifizierend bei Verstoss
Beispiel-Angebotsvergleich — Gewerk Maurer
Anbieter
Preis CHF
Perf.
Termin
Total
Anbieter A
48'200
92
88
91.2 ✓
Anbieter B
44'800
74
68
79.4
Anbieter C
52'100
88
95
85.7
→ Vergabevorschlag: Anbieter A — Score 91.2 | Mischkalkulation verfügbar
Filter 1
BKP-Gewerk
Automatische Vorauswahl der qualifizierten Lieferanten nach 3-stelliger BKP-Kategorie aus dem CRM.
Filter 2
Region
Geografische Eingrenzung nach Projektstandort — Transportkosten und Regionalbonus einkalkuliert.
Filter 3
Performance-Score
Nur Lieferanten mit Score über definiertem Schwellenwert erhalten die Ausschreibung automatisch.
Filter 4
Verfügbarkeit
Kapazitätsprüfung gegen bekannte Auslastung und laufende Projekte aus dem ERP-System.
Von der automatisierten Vertragsprüfung gegen Baunormen bis zum vollautomatischen Rechnungsabgleich — drei kritische Teilprozesse, die heute den grössten manuellen Aufwand verursachen und durch APA nahezu vollständig automatisiert werden.
Die Architektur basiert auf fünf logisch getrennten Komponenten — vom Input-Gateway bis zur Kalkulations-API. Der APA-Orchestrator steuert alle Statusübergänge ereignisgetrieben. Human-in-the-Loop ist auf vier definierte Ausnahmefälle reduziert.
1. Input-Gateway
Upload-OrdnerAPI-SchnittstelleMail-ParserDrag & Drop UI
2. Projektdatenbank
Single Source of TruthProjekt-ObjekteLV-PositionenStatus-Tracking
TruGenie® als übergeordnete Echtzeit- & Predictive-Intelligence-Plattform
TruGenie® 360° aggregiert die operativen Daten aller 9 Teilprozesse und reichert sie mit einer Predictive Intelligence Layer an — für vorausschauende Margensicherung, Terminsicherung und Cashflow-Optimierung.
Echtzeit-Materialpreisüberwachung
Kontinuierliches Markt-Scanning
Scannt externe Marktdaten und Lieferantenkonditionen in Echtzeit
Warnt Kalkulation vor Angebotseingabe bei drohenden Preissteigerungen (Stahl, Beton, Holz)
Schützt Projektmarge proaktiv — nicht reaktiv
Integration mit Ausschreibungs-Agent: Budgetlimits dynamisch angepasst
Echtzeit
Marktpreise kontinuierlich überwacht
Predictive Risk & Terminsicherung
IoT-Baustellenanbindung
Abgleich zugesagter Liefertermine mit realem IoT-Baufortschritt
Prognose von Terminengpässen durch Subunternehmer-Verzögerungen
Vollautomatische Verschiebung nachgelagerter Gewerke bei Vortriebsverzug
Eliminiert Stillstandskosten durch vorausschauende Terminanpassung
↓0%
Ziel: Stillstandskosten durch Vorausschau
Dynamic Cashflow Forecasting
Gekoppelt mit Rechnungsabgleich
Berechnet exakte zukünftige Mittelabflüsse aus Vergabe-Verpflichtungen
Erkennt prädiktiv welche Zahlungen Skonto-Potenzial bieten
Lieferanten-Priorisierung nach Liquiditätsauswirkung auf das Unternehmen
Integration mit HP 06 Liquiditätsmanagement — ein Datenstrom
Von fragmentierten manuellen Beschaffungsprozessen zu 90–95% Prozessautonomie — in einem strukturierten Implementierungspfad mit messbarem ROI auf jeder Stufe.
01
Heute
Manuelle Mailprozesse, Excel-Tabellen, fragmentierte IT — LV-Upload bis Vergabe dauert Wochen.
Lückenloser Audit Trail aller Vergabeentscheidungen
+40%
Angebotsrücklauf von Lieferanten & Subunternehmern
Management & CFO
Marge, Cashflow & Transparenz
Projektmargen in Echtzeit überwacht — Gegenmassnahmen rechtzeitig
Mittelabflüsse aus Vergaben 90 Tage im Voraus prognostiziert
Skontopotenziale systematisch erkannt und genutzt
100% Transparenz über alle laufenden Beschaffungsvorgänge
90%+
Prozessautonomie mit APA + TruGenie
Leistungsmatrix — Status quo vs. APA vs. APA + TruGenie
Fähigkeit
Status quo
Synnexus APA
APA + TruGenie
Automatische LV-Extraktion & BKP-Zuordnung
✗
✓
✓
Automatischer Ausschreibungsversand
✗
✓
✓
Rücklauf-Tracking & automatische Reminder
✗
✓
✓
KI-Angebotsvergleich & Bestbieter-Scoring
◐
✓
✓
Digitale Freigabe-Workflows CHF-gestaffelt
✗
✓
✓
KI-Vertragsprüfung SIA/DIN/CRB/BauAV
✗
✓
✓
Automatisches 3-Way-Matching OCR
✗
✓
✓
Echtzeit-Materialpreisüberwachung
✗
✗
✓
Predictive Terminsicherung (IoT-gekoppelt)
✗
✗
✓
Dynamic Cashflow aus Beschaffungsdaten
✗
✗
✓
✓ Vollständig◐ Teilweise✗ Nicht verfügbar
Bereit für autonomes Beschaffungsmanagement?
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pankaj@synnexus.chManaging Partner & Founder
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Executive Assessment
Ermitteln Sie, wie Lieferantensteuerung, Subunternehmermanagement und digitale Freigabeprozesse in Ihrer Organisation mit klarer Governance, integrierten Daten und kontextbasierter AI gezielt verbessert werden können.
Vom konkreten Handlungsbedarf zur umsetzbaren Roadmap
Synnexus bewertet Ausgangslage, Prozesse, Daten, Systeme und Verantwortlichkeiten und entwickelt daraus ein belastbares Zielbild mit priorisierten Umsetzungsschritten.
Executive Standortbestimmung und Potenzialanalyse
Priorisierung nach Nutzen, Machbarkeit und Risiko
Zielbild für Prozesse, Daten, Agenten und Systemintegration
Business Case und Executive Decision Paper
Pilotdesign und skalierbare Umsetzungs-Roadmap
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Public Edition: Dieses Dokument ist öffentlich zugänglich und dient der allgemeinen fachlichen Orientierung. Es stellt keine Rechts-, Steuer- oder Investitionsberatung dar. Aussagen zu Potenzialen und Ergebnissen sind stets im Kontext des jeweiligen Anwendungsfalls, der Datenqualität und der konkreten Umsetzung zu beurteilen.
