Synnexus
Bauindustrie · CH · AT · DE · 2026
Synnexus — Agentic Process Automation

Contract & Nachtrags Management
mit APA
(Agentic Process Automation)

Vom Risiko- und Verlusttreiber zum automatisierten Ergebnisbringer — KI-Agenten steuern den gesamten Nachtragsprozess End-to-End. Der Mensch entscheidet nur noch dort, wo es strategisch oder juristisch relevant ist.

Orientierungsgespräch anfordern synnexus.ch · Instant Intelligence
+20–40%
mehr durchgesetzte Nachträge
30–60%
Reduktion unberechtigter Forderungen
≥80%
Automatisierungsgrad realistisch
4–6%
Margensteigerung durch Absicherung
320%
ROI über 5 Jahre (konservativ)
Die Ausgangslage

Nachtragsmanagement entscheidet
direkt über den EBIT — nicht über Kennzahlen.

Nachtragsmanagement ist einer der größten Ergebnis- und Risikotreiber in Bauprojekten — und gleichzeitig einer der ineffizientesten Prozesse in Bauunternehmen und GU/TU. Das ist kein Organisationsproblem. Das ist ein Ergebnisproblem.

⏳

Zu späte Erkennung

Nachträge werden zu spät oder gar nicht erkannt. Leistungen werden erbracht, aber nicht oder verspätet geltend gemacht — typischer Effekt: 1–3 % Umsatzverlust.

💰

Ungeprüfte Mehrforderungen

Mehrforderungen von Subunternehmern werden manuell und selektiv geprüft. Fristen werden übersehen, Entscheidungen sind defensiv — aktuell 0,5–1,5 % unnötige Kosten.

📊

Margenverluste zu spät sichtbar

Margenverluste fallen erst am Projektende auf. Bis dahin ist ein Gegensteuern kaum möglich — die Marge ist weg, bevor jemand reagieren konnte.

👥

Gebundene Führungskapazität

Projektleiter und Bauleiter verbringen 20–30 % ihrer Zeit mit Nachträgen. Gebundene Kapazität entspricht oft 2–4 Vollzeitstellen — Führungskräfte reagieren, statt zu steuern.

📄

Excel, E-Mail und PDF dominieren

Keine durchgängige Systemanbindung — Medienbrüche, manuelle Datenerfassung und Versionierungsprobleme bestimmen den Alltag statt automatisierter Workflows.

🚫

Fehlende Transparenz

Keine Übersicht über Nachtragsstatus, offene Forderungen und Risikolagen über alle Projekte. Führung erhält Informationen zu spät und häufig unvollständig.

⚠

Die versteckte Belastung: drei Quellen, ein Ergebnis

Fehlende oder zu spät gestellte Nachträge, unberechtigte Subunternehmerforderungen und ineffiziente Prozesse summieren sich zu einer erheblichen, jährlich wiederkehrenden Ergebnisbelastung — die in keiner GuV als solche sichtbar ist. Es ist verlorenes Ergebnis, kein theoretisches Potenzial.

Die Lösung

KI-Agenten übernehmen das operative
Nachtragsmanagement — End-to-End.

Statt manueller Prüfung steuern KI-Agenten den gesamten Nachtragsprozess auf Basis von Verträgen, Planständen und Echtzeit-Ist-Daten. Der Mensch entscheidet nur noch dort, wo es strategisch oder juristisch relevant ist — alles andere läuft autonom.

01

Abweichungen werden automatisch erkannt

Die KI überwacht kontinuierlich und vergleicht sämtliche relevante Datenquellen ohne manuelle Kontrolle:

  • Werkvertrag & Vertragskonditionen
  • Arbeitsvorbereitung (AVOR) und Planstände
  • Baustellen-Ist-Mengen und Regierapporte
  • BIM-Modelle: Mengen-, Geometrie- und Änderungsvergleiche
  • Planrevisionen und Änderungshistorie
✓ Keine Zufallsfunde mehr — systematische Vollerfassung
02

KI klassifiziert: Vertrag, Nachtrag oder Risiko

Jede Abweichung wird durch den Agenten sachlich und vertragsbasiert bewertet — objektiv, einheitlich und revisionssicher:

  • ✓  Vertragskonform — keine weitere Aktion nötig
  • 📄  Nachtragspflichtig — automatische Weiterverarbeitung ausgelöst
  • ⚠  Risiko / unklare Vertragslage — Human-in-the-Loop-Eskalation
✓ Keine Diskussionen aus dem Bauchgefühl — vertragsbasierte Entscheidungen
03

Nachträge an den Auftraggeber entstehen automatisch

Bei nachtragspflichtigen Leistungen übernimmt der KI-Agent die vollständige Ausarbeitung:

  • Automatische Kalkulation (Einheitspreise, Zuschläge, Fortschreibung)
  • Technische und vertragliche Begründung des Nachtrags
  • Termin- und Kostenwirkungsanalyse
  • Erstellung des vollständigen Nachtragsdokuments (Word / PDF)
  • Automatisierter Versand und ERP-Erfassung mit Status-Tracking
✓ Projektleiter prüft nur noch Inhalt und strategische Stossrichtung
04

Mehrforderungen von Subunternehmern werden automatisiert geprüft & abgewehrt

Eingehende Mehrforderungen und Regierechnungen werden vollautomatisch verarbeitet:

  • Automatisches Auslesen aller eingehenden Forderungen (Parser / OCR)
  • Abgleich mit Vertrag, Bestellung und Ist-Leistung
  • Prüfung auf Mengen, Preise, Fristen und Nachtragsklauseln
  • KI erstellt Genehmigung, Teilfreigabe oder begründete Ablehnung
  • Revisionssichere Dokumentation aller Entscheide
✓ Einheitlicher Standard — kein defensives „Lieber zahlen als streiten“
05

Führung sieht alles in Echtzeit

Echtzeit-Dashboards liefern vollständige Transparenz über alle Projekte und Forderungen:

  • Nachtragsstatus je Projekt mit aktueller Bewertung
  • Risiko- und Red-Flag-Erkennung auf Portfolio-Ebene
  • Budget- und Terminwirkungen in Echtzeit
  • Offene Forderungen Lieferanten / Subunternehmer
✓ Tägliche Steuerungsfähigkeit statt monatlicher Rückblick
Governance

Human-in-the-Loop —
nur wo es wirklich Sinn macht.

Das Prinzip ist klar: KI arbeitet — Mensch entscheidet. Automation dort, wo sie Effizienz bringt. Menschliche Entscheidungshoheit dort, wo sie strategisch oder rechtlich notwendig ist.

🤖 KI übernimmt autonom

  • Kontinuierliche Überwachung aller Projektdaten
  • Abweichungserkennung und Klassifizierung
  • Kalkulation und Begründung von Nachträgen
  • Erstellung vollständiger Nachtragsdokumente
  • Prüfung und Ablehnung von Mehrforderungen
  • ERP-Erfassung und Status-Tracking
  • Echtzeit-Reporting und Risikoerkennung
  • Revisionssichere Dokumentation aller Schritte

👤 Mensch entscheidet bei

  • Nachträgen mit hohen Beträgen (Schwellenwert definierbar)
  • Juristisch kritischen oder unklaren Vertragssituationen
  • Eskalationen mit Auftraggebern oder Subunternehmern
  • Unklarer Vertragslage ohne eindeutige Zuordnung
  • Strategischen Entscheidungen mit Kundenbeziehungsrelevanz
  • Finaler Freigabe vor Versand an Auftraggeber
💡

EU-AI-Act-konforme Architektur

Synnexus integriert KI-Governance von Anfang an: transparente Entscheidungslogiken, vollständige Audit-Trails, Human-in-the-Loop-Mechanismen und sichere On-Prem- oder Hosted-Deployment-Optionen — compliant für CH, AT und DE.

Messbarer Mehrwert

Drei Dimensionen des Mehrwerts —
finanziell, operativ und strategisch.

KI-gestütztes Nachtragsmanagement wirkt auf allen Ebenen des Unternehmens. Die Effekte sind messbar, skalierbar und amortisieren sich — auf Basis konservativer Betrachtung — sehr schnell.

📈 Finanziell

Direkter EBIT-Hebel

  • +20–40 % mehr realisierte Nachträge durch frühzeitige und systematische Erkennung
  • 30–60 % Reduktion unberechtigter Subunternehmerforderungen durch automatisierte Prüfung
  • 4–6 % Margensteigerung durch systematische Absicherung der Nachtragspositionen
  • Wirkt unterhalb der Umsatzlinie — direkt auf das Ergebnis
  • Kein theoretisches Potenzial — verhinderter Verlust

⚙ Operativ

Effizienz & Kapazität

  • ≥80 % Automatisierungsgrad realistisch erreichbar
  • 2–3 FTE äquivalente Kapazität freigesetzt für wertschöpfende Tätigkeiten
  • Projektleiter werden zu Entscheidern statt Sachbearbeitern
  • Weniger Eskalationen, weniger Konflikte, weniger Stress
  • Skalierbarkeit ohne proportionalen Personalaufbau

🎯 Strategisch

Transparenz & Kontrolle

  • Frühwarnsystem statt Krisenmanagement am Projektende
  • Volle Transparenz über alle Projekte in Echtzeit
  • Einheitlicher, revisionssicherer Bearbeitungsstandard
  • Wettbewerbsvorteil durch bessere und schnellere Margensicherung
  • Investierbare, skalierbare Unternehmensarchitektur
+20–40%
mehr realisierte Nachträge
30–60%
weniger unberechtigte Forderungen
≥80%
Automatisierungsgrad
4–6%
Margensteigerung
320%
ROI über 5 Jahre
ROI & Investitionslogik

Amortisation innerhalb weniger Monate —
nicht durch Einsparungen, durch verhinderten Verlust.

Schon kleine Verbesserungen im Nachtragsprozess wirken überproportional auf den Gewinn. Die ROI-Logik ist klar: wer 1–2 % Umsatz als Ergebnis zurückholt, amortisiert die Investition sehr schnell — selbst bei vorsichtiger und konservativer Betrachtung.

+40%

Mehr Nachträge

Mehr realisierte Nachträge durch frühzeitige, systematische Erkennung (obere Bandbreite)

60%

Weniger Forderungen

Reduktion unberechtigter Subunternehmer-Zahlungen (obere Bandbreite)

80%

Automatisierung

Realistisch erreichbarer Automatisierungsgrad im Nachtragsprozess

320%

ROI 5 Jahre

Konservativ gerechneter Return on Investment über einen Fünf-Jahres-Zeitraum

Nutzen-Breakdown — drei Effektkategorien (ohne Zahlen, nur Verhältnisse)
Kategorie 01

Zusätzliche Nachträge

  • +20–40 % mehr realisierte Positionen
  • Systematische Erkennung statt Zufallsfunde
  • Frühere Geltendmachung = weniger Verlust
  • Größter Einzelhebel im ROI
Kategorie 02

Reduzierte Forderungen

  • 30–60 % weniger unnötige Zahlungen
  • Jede Forderung vertraglich geprüft
  • Mengen- und fristenbasierte Bewertung
  • Zweitgrößter Einzelhebel im ROI
Kategorie 03

Effizienz & Kapazität

  • 2–3 FTE-Äquivalent freigesetzt
  • ≥80 % Automatisierungsgrad
  • Weniger Eskalationen und Konflikte
  • Skalierbarkeit trotz Fachkräftemangel
Direkter Impact auf Führungsebene
DimensionWirkungVerbesserung
NachtragsdurchsetzungMehr Nachträge frühzeitig erkannt und geltend gemacht+20–40 %
ForderungsabwehrWeniger unberechtigte Sub-Forderungen akzeptiert30–60 %
AutomatisierungNachtragsprozess läuft weitgehend autonom≥80 %
MargensteigerungSystematische Absicherung der Projektmarge4–6 %
FührungskapazitätProjektleiter wieder Führungskräfte statt Sachbearbeiter2–3 FTE frei
ROI 5 JahreKonservativ gerechneter Gesamtreturn auf die Investition320 %

„Nachtragsmanagement ist kein notwendiges Übel — sondern ein automatisierbarer Ergebnishebel. KI-Agenten machen aus einem Chaos-Prozess einen steuerbaren, profitablen Standard.“

Kernaussage für die Geschäftsleitung — Synnexus

Bereit für den nächsten Schritt?

Erfahren Sie in einem unverbindlichen Orientierungsgespräch, wie KI-gestütztes Nachtragsmanagement in Ihrem Unternehmen konkret wirkt — mit messbaren Ergebnissen auf den EBIT, ohne Big-Bang-Implementation. Für Bauunternehmen und GU/TU in CH, AT und DE.

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hubert@synnexus.chHubert Seifert — Synnexus
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