Hauptprozess 5 · Subprozess 2 · 2026

Synnexus — Agentic Enterprise Platform · Bauindustrie DACH

Contract & Claim Management

Automatisierte End-to-End Prozessabwicklung mit Agentic AI (APA)

KI-gestützte Erkennung von Leistungsabweichungen, automatische Nachtragserstellung sowie vollautomatisierte Prüfung und Abwehr von Lieferanten- und Subunternehmerforderungen — für Bauunternehmen und Auftraggeber, die Nachträge schneller, lückenloser und konfliktarmer abwickeln wollen.

Hauptprozess 5: Projektmanagement & Reporting Subprozess 2: Nachtragsmanagement ≥ 80% Automatisierungsgrad

95%

Automatisierung Mengenabgleich

90%

Abweichungserkennung

95%

Nachtragsdokumente automatisch

85%

Forderungsprüfung Subunternehmer

≥80%

Gesamtprozess realistisch

Ausgangslage & Zielbild

Von manuellen Excel-Nachträgen zur
autonomen Claim-Intelligenz.

Nachtragsmanagement ist einer der kostenintensivsten und fehleranfälligsten Prozesse im Bauprojekt. Abweichungen werden zu spät erkannt, Nachträge zu langsam erstellt, Forderungen von Lieferanten und Subunternehmern unzureichend geprüft. Synnexus automatisiert diesen Prozess in beiden Richtungen — für Auftraggeber und Auftragnehmer — mit KI-Agenten, die rund um die Uhr überwachen, klassifizieren, kalkulieren und dokumentieren.

■ Schwarz — Richtung: Auftraggeber

Nachtragsforderungen an den Bauherrn

Unternehmen erkennt Leistungsabweichungen autonom → erstellt begründete Nachträge → verfolgt Status bis zur Genehmigung

● Blau — Richtung: Lieferanten / Sub

Nachtragsabwehr & Forderungsprüfung

Eingehende Mehrforderungen von Lieferanten / Subunternehmern werden automatisch geprüft, klassifiziert und abgewehrt oder genehmigt

🏗

Kundenkontext & Ausgangslage

Bauunternehmen Schweiz · 50 Mio. CHF Umsatz · 200 Mitarbeitende
IT-Infrastruktur: fragmentiert (ERP, Excel, E-Mail, manuelle Rapporte)
Ziel: Nachtragsmanagement ≥80% automatisiert
Probleme heute: späte Erkennung, hoher manueller Aufwand, Streitrisiko

⚡

Transformation: Von → Zu

Von: Manuell erkannte Abweichungen + Excel-Nachträge
Zu: KI-generierte Nachtragserstellung inkl. Begründung, Kalkulation & Dokumentation
Von: Manuelle Prüfung von Mehrforderungen & Regierechnungen
Zu: Automatisiertes Forderungsprüfsystem mit Vertrags-, Mengen- & Leistungsabgleich inkl. Abwehr-Logik

📈

Eingebetteter Hauptprozess 5: Projektmanagement & Reporting (8 Subprozesse)

1) Workflow-Integration: Werkplanung, Baustelle, Finanzen
2) Nachtragsmanagement ← dieser Prozess
3) Dashboards: Kosten, Termine, Ressourcen, Qualität
4–8) Protokolle, Red-Flags, Statusmeldungen, Forecasting, Historische Analyse

👥

Anwendbar für beide Rollen

Auftragnehmer / GU: Nachträge an Bauherren durchsetzen
Auftraggeber / Bauherr: Nachtragsforderungen prüfen & abwehren
Bauunternehmen gegenüber Sub: Forderungen prüfen, Kosten schützen
Alle Parteien: Vollständige, revisionssichere Dokumentation

Prozess 1 — Schwarz

■ Nachtragsforderungen an den Auftraggeber

Der schwarze Prozessstrang steuert alle Nachtragsforderungen, die das Unternehmen gegenüber dem Auftraggeber (Bauherr) stellt. KI-Agenten erkennen Abweichungen autonom, kalkulieren den Nachtrag und erstellen das vollständige Nachtragsdokument inklusive Vertragsreferenz, technischer Begründung und Terminwirkung.

Auslöser (Event-Trigger) — Schwarz

⚡

Mengenabweichung ≥ Schwelle

📋

Neue Leistungsposition in AVOR

📐

Planänderung erkannt

📅

Terminverschiebung mit Kostenwirkung

🔧

Regiearbeiten erfasst

🚧

Behinderungsanzeige erstellt

End-to-End Ablauf — Schwarz (8 Phasen)

Event

EVENT: Abweichung erkannt

Mengenabweichung Neue AVOR-Position Planänderung Termin-/Behinderungsauswirkung

▼

Agent 1

Abweichungs-Detection Agent

Kontinuierlicher Abgleich: Werkvertrag vs. AVOR-Mengen vs. Baustellen-Ist-Mengen vs. Regierapporte. Klassifikation jeder Position in drei Kategorien:

✓ Vertragskonform ⚠ Nachtragspflichtig ⚡ Risiko / Unklar

▼

Entscheidung

Bei Klassifikation „Nachtragspflichtig“ → Kalkulationsmodul aktiviert

▼

Agent 2

Kalkulationsmodul

Automatische Berechnung des Nachtragswerts auf Basis aller verfügbaren Vertragsdaten:

EP aus Werkvertrag Zuschläge Preisfortschreibung Ressourcenbedarf Terminimpact-Berechnung

▼

Agent 3

Nachtragsgenerator — Dokumentenerstellung

Vollständiges Nachtragsdokument automatisch generiert, juristisch verwertbar:

Technische Begründung Vertragsreferenz (BKP/LV-Pos.) Kostenaufstellung Terminwirkung Planversionsreferenz

▼

Workflow

Freigabe-Workflow: PL → BL → GF (abhängig von Nachtragshöhe)

Staffelung nach Betrag: Kleinnachträge autonom, strategische Nachträge mit Genehmigungspflicht. Human-in-the-Loop nur wo nötig.

▼

Output

Automatischer Versand an Bauherr + Status-Tracking

Eingereicht In Prüfung Rückfrage Genehmigt Abgelehnt → Eskalation

Detailansicht Schwarz — Regeln, Datenmodell, Outputs

■ Entscheidungslogik, Datenmodell
& automatische Outputs

Entscheidungsregeln (Schwarz)

Erkannter Fall	Automatische Aktion	Automatisierungsgrad
Menge > Werkvertrag +3%	Automatische Nachtragsprüfung ausgelöst	95%
Neue Position ohne Vertragsreferenz	Flag „fehlende LV-Position" + Nachtragserfassung	90%
Planänderung mit Mengenänderung	Nachtrag + Terminimpact automatisch berechnet	90%
Regiearbeiten erfasst	Regiebericht → Nachtragsdokument generiert	95%
Bauherr lehnt Nachtrag ab	Eskalation + KI-generiertes Argumentationspaket	75%
Behinderungsanzeige erstellt	Terminwirkungs-Analyse + Nachtragsvorbereitung	85%

Datenmodell (Schwarz)

Objekt: Vertragsposition

Positions-ID
BKP / LV-Nummer
Vertragliche Menge
Einheitspreis
Vertragsstatus

Objekt: Ist-Position

Baustellen-Ist-Menge
AVOR-Menge
Regiemenge
Referenz Planversion
Erfassungsdatum

Objekt: Nachtrag

Nachtrags-ID
Referenz Vertragsposition
Technische Begründung
Kosten (kalkuliert)
Terminwirkung (Tage)
Status

Automatische Outputs (Schwarz)

📄 Nachtragsdokument (Word/PDF)

Vollständige Begründung mit Vertragsreferenz
Kostenaufstellung mit Einheitspreisen und Zuschlägen
Terminimpact-Analyse
Juristisch verwertbar, SIA-konform

📈 Kostenaufstellung (Excel) + Dashboard-Update

Detaillierte Positionsliste mit Soll-/Ist-Vergleich
Versandprotokoll mit Zeitstempel und Empfänger
Echtzeit-Update des Projektdashboards
Status-Tracking für alle offenen Nachträge

Automatisierungsgrad — Schwarz (Nachtragsforderungen)

Mengenabgleich95%

Abweichungserkennung90%

Kalkulation85%

Dokumentenerstellung95%

Freigabe-Workflow70–80%

Status-Pipeline — Nachtrags-Tracking

Jeder Nachtrag durchläuft einen definierten Status-Lifecycle — vollständig trackbar:

12.Abweichung erkannt

13.Nachtrag erstellt (KI)

14.Nachtrag eingereicht

15.Nachtrag genehmigt

✔

Lückenlose, automatisch generierte Nachträge — schneller eingereicht, besser begründet, höhere Genehmigungsquote. Weniger Konflikte durch vollständige Dokumentation und klare Vertragsreferenzen.

Prozess 2 — Blau

● Nachtragsabwehr & Prüfung
Lieferanten / Subunternehmer

Der blaue Prozessstrang behandelt alle eingehenden Mehrforderungen von Lieferanten und Subunternehmern. Jede Forderung wird vollautomatisch gegen Vertrag, Bestellung und Leistungsverzeichnis geprüft — mit klarer Abwehr-Logik, automatischen Antwortdokumenten und lückenlosem Prüfprotokoll.

Auslöser (Event-Trigger) — Blau

📨

Eingehende Mehrforderung

🧾

Regierechnung eingegangen

🚧

Behinderungsanzeige Sub

💶

Rechnung > Bestellung

➕

Neue Position auf Rechnung

End-to-End Ablauf — Blau (7 Phasen)

Event

EVENT: Forderung / Rechnung eingegangen

Mehrforderung Regierechnung Behinderungsanzeige Rechnung > Bestellung

▼

Agent 1

Dokumentenparser — Automatische Extraktion

OCR + NLP-basierte Extraktion aller relevanten Daten aus eingehenden Dokumenten (PDF, E-Mail, Upload):

Positionsnummern Mengen Einheitspreise Begründung Referenzdatum

▼

Abgleich-Modul

4-facher Vertragsabgleich

Automatischer Abgleich mit allen relevanten Vertragsdokumenten:

Werkvertrag Subunternehmer Bestellung (ERP) Leistungsverzeichnis Baustellen-Ist-Daten

▼

Klassifikation

KI-Klassifikation der Forderung in 3 Kategorien

✓ Vertragskonform → Freigabe ⚠ Teilweise abweichend → Teilfreigabe ✗ Nicht berechtigt → Abwehr

▼

Agent 2

Abwehr-Logik — bei Abweichung

KI formuliert automatisch eine rechtlich verwertbare Abwehrbegründung:

Vertragsreferenz zitieren Mengenabweichung belegen Planstand referenzieren Fristen prüfen Anzeigepflicht prüfen

▼

Workflow

Erstellung Antwortdokument + Freigabe-Workflow: PL → Einkauf → BL

Zustimmung Teilfreigabe mit Begründung Ablehnung mit Begründung

▼

Output

Automatische Antwort an Lieferant + Status-Tracking

In Prüfung Rückfrage Genehmigt Teilgenehmigt Abgelehnt

Detailansicht Blau — Regeln, Datenmodell, Outputs

● Entscheidungslogik, Datenmodell
& automatische Outputs

Entscheidungsregeln (Blau)

Erkannter Fall	Automatische Aktion	Automatisierungsgrad
Menge > Bestellung +3%	Prüfung Ist-Menge Baustelle eingeleitet	90%
Einheitspreis ≠ Vertrag	Automatische Ablehnung — Vertragsreferenz zitiert	95%
Fehlende schriftliche Anzeige	Ablehnung gemäss Vertrag + Fristennachweis	90%
Behinderungsanzeige verspätet	Fristenprüfung + automatische Teilablehnung	85%
Neue Position ohne Vertragsreferenz	Flag + Rückfrage an Lieferanten	90%
Forderung vertragskonform	Automatische Freigabe + ERP-Update	95%

Datenmodell (Blau)

Objekt: Subunternehmer-Vertrag

Vertrags-ID
Positions-ID
Bestellmenge
Einheitspreis
Nachtragsklauseln
Anzeigepflichten

Objekt: Forderung

Forderungs-ID
Referenz Position
Geforderte Menge
Geforderter Preis
Begründung (Eingang)
Status

Objekt: Prüfprotokoll

Vertragsreferenz
Mengenvergleich
Fristenprüfung
Entscheid
Begründungstext (KI)
Prüfdatum & Bearbeiter

Automatische Outputs (Blau)

📄 Prüfprotokoll (PDF)

Vollständiger Vertragsabgleich mit Quellenangabe
Mengenvergleich: Bestellt vs. gefordert vs. Ist
Fristenprüfung mit Nachweis
Entscheid + KI-generierter Begründungstext

📝 Ablehnungsschreiben / Genehmigung + ERP-Update

Automatisch versendetes Antwortdokument an Lieferanten
Aktualisierte Bestellwerte im ERP
Update Kreditoren-Freigabe
Dashboard Risiko-Score des Lieferanten

Automatisierungsgrad — Blau (Forderungsprüfung)

Rechnungsparser (OCR/NLP)95%

Vertragsabgleich90%

Mengenprüfung90%

Abwehrbegründung (KI)85%

Finale Entscheidung70%

Status-Pipeline — Forderungs-Tracking

Eingehende Forderungen durchlaufen einen definierten Status-Lifecycle:

16.Forderung Subunternehmer in Prüfung

17a.Forderung genehmigt → Zahlung freigegeben

17b.Forderung abgewehrt → Abwehrschreiben versandt

17c.Teilgenehmigt → Kompromissdokument erstellt

🛡

Jede eingehende Forderung wird lückenlos und ohne Zeitverzug geprüft. Unberechtigte Mehrforderungen werden automatisch und rechtskonform abgewehrt — mit vollständiger Dokumentation und Nachvollziehbarkeit.

Technische Architektur

6-Schichten Systemarchitektur —
beide Prozessstränge integriert.

Beide Prozesstränge (Schwarz und Blau) laufen auf derselben technischen Plattform und teilen sich die zentrale Projektdatenbank als Single Source of Truth.

Input-Gateway

Eingangskanal für alle Dokumente und Ereignisse: E-Mail-Eingang, Upload-Portal, ERP-API, BIM/AVOR-Daten, IoT-Sensordaten

E-Mail / Upload ERP API BIM

Zentrale Projektdatenbank — Single Source of Truth

Alle Werkverträge, Bestellungen, LV-Positionen, Ist-Mengen, Planversionen und Nachträge in einer einzigen, versionierten Datenbank

Werkverträge LV-Positionen Planversionen Ist-Daten

Abweichungs-Agent (Schwarz)

Kontinuierlicher Werkvertrag-vs.-Ist-Abgleich, Klassifikation in Echtzeit, Trigger-Erkennung für Nachtragsprozesse

■ Schwarz 90% automatisch

Nachtrags-Agent (Schwarz) — Generierung & Versand

Kalkulation, Dokumentengenerierung, Freigabe-Workflow, automatischer Versand und Status-Tracking gegenüber dem Auftraggeber

■ Schwarz 95% automatisch

Prüf-Agent Subunternehmer (Blau) — Abwehr & Genehmigung

OCR-Parser, 4-facher Vertragsabgleich, Abwehr-Logik, Antwortdokument-Generierung, Kreditoren-Update

● Blau 85–95% automatisch

Dashboard & Reporting — Echtzeit-KPIs & Red Flags

Live-Visualisierung aller offenen Nachträge, Forderungssummen, Risiko-Scores, Status-Tracking und Eskalations-Flags

Echtzeit Red-Flags Power BI

Human-in-the-Loop Prinzip

Mensch = Entscheider.
Agent = Operativer Abwickler.

Ziel ist maximale Automatisierung — aber mit klaren Grenzen. Der Mensch greift nur dort ein, wo es strategisch, juristisch oder ethisch geboten ist. Alle anderen Vorgänge laufen autonom.

🤖 Vollautomatisch (Agent übernimmt)

Mengenabgleich Werkvertrag vs. Ist-Daten
Abweichungserkennung und -klassifikation
Kalkulation von Standardnachträgen
Dokumentenerstellung (Word/PDF/Excel)
OCR-Parsing eingehender Rechnungen/Forderungen
Vertragsabgleich und Fristenprüfung
Abwehrbegründung bei klaren Vertragsverstössen
Status-Tracking und Dashboard-Updates
E-Mail-Versand und Benachrichtigungen
Reporting und Red-Flag-Erkennung

👤 Human-in-the-Loop (Mensch entscheidet)

Strategische Nachträge oberhalb definierter Betragsschwelle
Juristisch kritische Fälle (Streitwert, Klagerisiko)
Eskalationen nach Ablehnung durch Bauherr
Unklare Vertragslage ohne eindeutige Referenz
Finale Freigabe bei komplexen Teilgenehmigungen
Verhandlungsführung bei grösseren Nachträgen
Entscheid bei Forderungen mit Präzedenzwirkung
Risikobewertung bei neuen Lieferantentypen

Gesamtergebnis

Ergebniserwartung bei
sauberer Implementierung.

Bei korrekter Implementierung und Datenbasis sind folgende Automatisierungsgrade realistisch und nachweisbar erreichbar.

■ Schwarz — Nachtragsforderungen an Auftraggeber

Mengenabgleich: 95% automatisch
Abweichungserkennung: 90% automatisch
Kalkulation: 85% automatisch
Dokumentenerstellung: 95% automatisch
Freigabe-Workflow: 70–80% automatisch

● Blau — Forderungsprüfung Lieferanten/Sub

Rechnungsparser (OCR/NLP): 95% automatisch
Vertragsabgleich: 90% automatisch
Mengenprüfung: 90% automatisch
Abwehrbegründung: 85% automatisch
Finale Entscheidung: 70% automatisch

Gesamter Prozess — Integrierte Leistungserwartung

Bereich	■ Schwarz	● Blau
Abweichungserkennung gesamt	90%	90%
Nachtragsdokumente / Prüfprotokolle	95%	95%
Forderungsprüfung	nicht anwendbar	85–90%
Reporting & Red-Flags	95%	95%
Gesamter Prozess	≥ 80% realistisch	≥ 80% realistisch

95%Mengenabgleich

90%Abweichungserkennung

95%Nachtragsdokumente

85%Forderungsprüfung

≥80%Gesamtprozess