Synnexus
Infrastrukturprojekte · Compliance by Design · 2026
Synnexus — Agentic Enterprise Platform · Forderungsmanagement

Forderungsprüfung für
Infrastrukturprojekte

Automatisierte Nachtrags- und Forderungsanalyse mit Agentic AI

Jede Forderung von Unternehmern, Lieferanten und Subunternehmern wird vollautomatisch gegen Vertrag, Leistungsverzeichnis und Ist-Daten geprüft — in Minuten statt Wochen, lückenlos dokumentiert und vollständig compliant. Ihre Mitarbeitenden entscheiden nur noch dort, wo es wirklich auf sie ankommt.

60–80% Reduktion unberechtigter Forderungen ≥90% Automatisierungsgrad Forderungsprüfung EU-AI-Act-konform · Audit-ready Revisionssichere Entscheidungsdokumentation
60–80%
Reduktion unberechtigter Forderungen
≥90%
Automatisierungsgrad Prüfprozess
95%
schnellere Erstprüfung
2–3 FTE
Mitarbeitende entlastet
100%
revisionssichere Dokumentation
Die Ausgangslage

Nachtragsforderungen in Infrastrukturprojekten:
Hoher Aufwand, hohes Risiko, knappe Ressourcen.

Grosse Infrastruktur- und Bauprojekte sind besonders exponiert gegenüber Nachtragsforderungen von Unternehmern und Subunternehmern. Die Prüfung dieser Forderungen bindet spezialisiertes Personal erheblich, setzt tiefes Vertragswissen voraus und muss gleichzeitig höchste Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Gleichbehandlung und Compliance erfüllen — mit wachsenden Projektvolumina und gleichbleibendem Personalbestand.

⏳

Zeitdruck bei der Prüfung

Fristen für die Antwort auf Nachtragsforderungen sind vertraglich und gesetzlich eng gesetzt. Manuelle Prüfprozesse mit Excel und PDF können diese Fristen bei mehreren parallelen Projekten kaum einhalten.

Tage statt Minuten
👥

Gebundene Fachkapazität

Erfahrene Projektverantwortliche verbringen 20–30 % ihrer Arbeitszeit mit der operativen Prüfung von Forderungen — Zeit, die für Steuerung, Qualität und Koordination fehlt.

2–4 FTE gebunden
📄

Inkonsistente Entscheidungen

Ohne einheitliches System werden Forderungen je nach Bearbeitungsperson, Zeitdruck und Informationslage unterschiedlich bewertet — mit Risiken für Nachvollziehbarkeit und Gleichbehandlung.

Kein einheitlicher Standard
🚫

Fehlende Transparenz über Portfolio

Offene Forderungen, Prüfstatus und Risikolagen über mehrere Projekte und Verträge gleichzeitig sind ohne Echtzeit-System nicht verfügbar — Entscheide kommen zu spät.

Keine Portfoliosicht
🔒

Hohe Compliance-Anforderungen

Jede Forderungsantwort muss revisionssicher dokumentiert, vertragsbasiert begründet und nachvollziehbar entschieden sein — Auditfähigkeit ist keine Option, sondern Pflicht.

Vollständige Audit-Pflicht
📊

Wachsende Forderungsvolumina

Materialpreissteigerungen, Lieferketten-Probleme und Planänderungen treiben die Anzahl und Höhe von Nachtragsforderungen. Bestehende Kapazitäten sind nicht skalierbar.

Steigende Forderungszahlen
⚠

Das eigentliche Problem: Dreifache Belastung

Zu wenig Zeit · zu wenig Personal · zu hohe Compliance-Anforderungen

Unberechtigte Mehrforderungen werden aus Zeitnot zu wenig oder zu defensiv geprüft — mit der Tendenz, im Zweifel zu zahlen statt zu widersprechen. Das ist kein Organisationsproblem: Es ist ein systemisches Problem, das ohne Automatisierung nicht lösbar ist. Jede nicht konsequent abgewehrte unberechtigte Forderung belastet das Projektbudget direkt — ohne in der Abrechnung als solche sichtbar zu sein.

Die Lösung

KI-Agenten prüfen Forderungen —
systematisch, schnell und vollständig compliant.

Statt manueller Einzelprüfung übernehmen KI-Agenten den gesamten Forderungsprüfprozess: von der automatischen Erfassung eingehender Dokumente bis zur begründeten Antwort — innerhalb von Minuten, auf Basis aller relevanten Vertragsdaten, vollständig dokumentiert und auditfähig.

01

Automatische Erfassung & Extraktion jeder eingehenden Forderung

Alle eingehenden Forderungen — per E-Mail, Upload-Portal oder ERP-Schnittstelle — werden automatisch erkannt und vollständig ausgelesen. KI-Parser extrahieren Positionsnummern, Mengen, Einheitspreise, Begründungen und Fristen aus jedem Dokument — unabhängig von Format und Layout.

OCR / NLP Parser E-Mail-Gateway ERP-API Upload-Portal
✓ Keine manuelle Datenerfassung mehr — sofortige Verfügbarkeit aller Forderungsdaten
02

4-facher automatischer Vertragsabgleich in Echtzeit

Jede Forderungsposition wird vollautomatisch mit vier Datenquellen abgeglichen: Werkvertrag / Subunternehmervertrag, Bestellung im ERP, Leistungsverzeichnis sowie Baustellen-Ist-Daten und Regierapporte. Abweichungen werden präzise quantifiziert — in Mengen, Preisen und Fristen.

Werkvertrag Bestellung (ERP) Leistungsverzeichnis Ist-Daten Baustelle
✓ Vollständiger Abgleich — keine Forderungsposition bleibt ungeprüft
03

KI-Klassifikation: Berechtigt — Teilweise berechtigt — Nicht berechtigt

Der KI-Agent klassifiziert jede Forderungsposition vertragsbasiert und objektiv in drei Kategorien. Die Klassifikation basiert ausschliesslich auf Vertragsdaten, Ist-Mengen und definierten Regelwerken — keine Ermessensurteile, kein Bauchgefühl, kein Zeitdruck-Effekt. Einheitlicher Standard für jede Forderung.

✓ Vertragskonform → Freigabe ⚠ Teilweise berechtigt → Teilfreigabe ✗ Nicht berechtigt → Abwehr
✓ Vertragsbasierte Entscheidung — kein defensives „Lieber zahlen als prüfen“
04

KI generiert begründetes Antwortdokument automatisch

Für jede Forderungsantwort erstellt der KI-Agent automatisch ein vollständiges, rechtskonformes Dokument: mit Vertragsreferenz, Mengennachweis, Fristenprüfung und praziser Begründung des Entscheids. Zustimmung, Teilfreigabe oder begründete Ablehnung — alles revisionssicher und auditfähig.

Vertragsreferenz Mengennachweis Fristenprüfung Begründungstext (KI) Word / PDF
✓ Vollständige Dokumentation jedes Entscheids — jederzeit auditfähig
05

Freigabe-Workflow & automatischer Versand mit Status-Tracking

Nach definiertem Freigabe-Workflow (konfigurierbar nach Betragshöhe und Risikoklasse) wird die Antwort automatisch an den Unternehmer versandt. Alle Forderungen, Entscheide und Statusveränderungen sind in Echtzeit im Dashboard sichtbar — für jedes Projekt und auf Portfolioebene.

Konfigurierbarer Workflow Automatischer Versand Echtzeit-Dashboard Portfolio-Transparenz
✓ Tägliche Steuerungsfähigkeit statt monatlicher Rückblick
60–80%
Reduktion unberechtigter Forderungen
95%
schnellere Erstprüfung
2–3 FTE
Mitarbeitende dauerhaft entlastet
100%
Audit-Trail jeder Entscheidung
≥90%
Automatisierungsgrad Prüfprozess
End-to-End Prozessablauf

Vom Forderungseingang zur
begründeten Antwort — vollautomatisch.

Der vollständige Forderungsprüfprozess läuft in einem geschlossenen, konfigurierbaren Workflow ab — von der automatischen Erkennung bis zur revisionssicheren Dokumentation des Entscheids.

Event — Eingang
Forderung / Rechnung eingegangen
Mehrforderung Regierechnung Behinderungsanzeige Rechnung > Bestellung
▼
Agent 1 — Parser
Dokumentenparser: Vollständige Extraktion
OCR + NLP liest jedes Dokument vollständig aus — formatunabhängig und in Sekunden.
Positionsnummern Mengen Einheitspreise Begründung Fristen
▼
Modul — 4-facher Abgleich
Automatischer Vertragsabgleich
Jede Forderungsposition wird gegen vier Datenquellen gleichzeitig geprüft:
Werkvertrag / Sub-Vertrag Bestellung (ERP) Leistungsverzeichnis Ist-Daten Baustelle
▼
Klassifikation
KI-Klassifikation in 3 Kategorien
Objektiv, vertragsbasiert, einheitlich — keine Ermessensspielräume.
✓ Vertragskonform ⚠ Teilweise berechtigt ✗ Nicht berechtigt
Agent 2 — Abwehr-Logik
Abwehrbegründung bei Abweichung
KI formuliert rechtskonform und präzise — mit vollständigen Belegen:
Vertragsreferenz zitiert Mengenabweichung belegt Planstand referenziert Fristen geprüft Anzeigepflicht geprüft
▼
Dokument — Antwort
Automatische Erstellung des Antwortdokuments
Vollständiges, unterschriftreifes Dokument — in Minuten statt Tagen.
Zustimmung Teilfreigabe + Begründung Ablehnung + Nachweis Word / PDF
▼
Workflow — Freigabe
Konfigurierbarer Freigabe-Workflow
Staffelung nach Betrag und Risikoklasse. Human-in-the-Loop nur wo nötig.
PL → Einkauf → BL Schwellenwerte konfigurierbar Digitale Freigabe
▼
Output — Versand & Tracking
Automatischer Versand + vollständiges Status-Tracking
In Prüfung Rückfrage Genehmigt Teilgenehmigt Abgelehnt

Automatische Entscheidungsregeln (Beispiele)

Erkannter Fall Automatische Aktion Automatisierungsgrad
Menge > Bestellung +3%Prüfung Ist-Menge Baustelle eingeleitet90% automatisch
Einheitspreis ≠ WerkvertragAutomatische Ablehnung mit Vertragsreferenz95% automatisch
Fehlende schriftliche AnzeigeAblehnung gemäss Vertrag + Fristennachweis90% automatisch
Behinderungsanzeige verspätetFristenprüfung + automatische Teilablehnung85% automatisch
Neue Position ohne VertragsreferenzFlag + strukturierte Rückfrage an Unternehmer90% automatisch
Forderung vertragskonformAutomatische Freigabe + ERP-Update95% automatisch
Regierechnung ohne Regie-AnordnungAblehnung + Anforderung Nachweisbelege88% automatisch
Forderung mit unklarer VertragslageHuman-in-the-Loop-Eskalation mit vollständigem PrüfberichtHuman entscheidet

Status-Lifecycle jeder Forderung

Eingang
erfasst
Parser
abgeschlossen
Vertragsabgleich
laufend
Klassifiziert &
Dokument erstellt
Freigabe
Workflow
Genehmigt /
Teilgenehmigt
Abgelehnt &
Begründung versandt

Jeder Status ist mit Zeitstempel, Bearbeiter und Begründung dokumentiert — vollständig auditfähig.

Technische Grundlage

Datenmodell, Automatisierungsgrad
& Systemarchitektur.

Das System arbeitet auf einem klar definierten Datenmodell und liefert messbare Automatisierungsgrade für jeden Teilprozess.

Objekt: Vertrag / Bestellung
  • Vertrags-ID
  • Positions-ID / LV-Nummer
  • Bestellmenge & Einheitspreis
  • Nachtragsklauseln
  • Anzeigepflichten & Fristen
Objekt: Forderung
  • Forderungs-ID & Datum
  • Referenz Position
  • Geforderte Menge & Preis
  • Begründung (Eingang)
  • Status & Prüffortschritt
Objekt: Prüfprotokoll
  • Vertragsreferenz (automatisch)
  • Mengenvergleich Soll/Ist
  • Fristenprüfung mit Nachweis
  • Entscheid & Begründungstext
  • Zeitstempel & Bearbeiter
Automatisierungsgrad — Forderungsprüfung
Dokumentenparser (OCR/NLP)95%
Vertragsabgleich (4-fach)90%
Mengen- & Preisprüfung90%
Fristenprüfung & Anzeigepflicht92%
Abwehrbegründung (KI-generiert)85%
Finale Entscheidung / Freigabe70%
Gesamtprozess≥80%
Wirkung pro Forderungstyp
Mengenüberschreitungen60–80% reduziert
Preisabweichungen (EP)85–95% abgewehrt
Fristversäumnisse (Anzeige)90%+ erkannt & genutzt
Regierechnungen ohne Anordnung75–88% abgelehnt
Nicht-vertragliche Positionen90%+ erkannt
Gesamtreduktion Forderungen60–80%
1

Input-Gateway

E-Mail-Eingang, Upload-Portal, ERP-API — alle Kanäle automatisch erfasst

E-MailUploadERP API
2

Zentrale Vertragsdatenbank — Single Source of Truth

Alle Verträge, Bestellungen, LV-Positionen, Ist-Daten versioniert und zentralisiert

VerträgeLVIst-DatenPlanversionen
3

Dokumentenparser — OCR / NLP

Vollständige Extraktion aller Forderungsdaten aus jedem Dokument-Format, in Sekunden

95% automatischFormatunabhängig
4

Prüf-Agent — Abgleich, Klassifikation & Abwehr-Logik

4-facher Vertragsabgleich, KI-Klassifikation, automatische Abwehrbegründung mit Belegen

90% automatischVertragsbasiertRevisionssicher
5

Dokumentengenerator & Freigabe-Workflow

Automatisch erstellte Antwortdokumente, konfigurierbarer Freigabe-Workflow, digitaler Versand

Word / PDFWorkflowDigitaler Versand
6

Echtzeit-Dashboard & Audit-Trail

Vollständige Transparenz über alle Forderungen, Entscheide und Risikolagen — auf Projekt- und Portfolioebene

EchtzeitPortfolioAudit-ready
Messbarer Nutzen

Drei Dimensionen des Mehrwerts —
Zeit, Genauigkeit und Entlastung.

Die Wirkung des automatisierten Forderungsprüfsystems ist messbar und in drei Dimensionen unmittelbar spürbar: schneller, präziser und mit deutlich weniger Bindung knapper Fachressourcen.

⏳ Zeit — Sofortige Wirkung

Von Wochen auf Minuten

  • Erstprüfung einer Forderung in Minuten statt Tagen
  • Fristenwahrung bei der Antwort systemseitig sichergestellt
  • Keine Rückstaus bei Parallelprüfungen mehr
  • Sofortige Verfügbarkeit aller Forderungsdaten nach Eingang
  • Prüfung rund um die Uhr — unabhängig von Präsenz
95%
schnellere Erstprüfung

🎯 Genauigkeit — Kein Spielraum

Vertragsbasiert, objektiv, einheitlich

  • Jede Forderung gegen alle vier Datenquellen geprüft
  • Kein Zeitdruck-Effekt — gleiche Sorgfalt bei jeder Prüfung
  • Einheitlicher Standard für alle Forderungen und Unternehmer
  • Keine unbewussten Ermessensentscheide durch Erschöpfung
  • 60–80% Reduktion unberechtigter Zahlungen
60–80%
weniger unberechtigte Zahlungen

👤 Entlastung — Fokus auf Steuerung

Fachpersonal für wertschöpfende Aufgaben

  • 2–3 FTE dauerhaft von operativer Prüfarbeit entlastet
  • Projektleitende steuern statt administrieren
  • Skalierbarkeit ohne proportionalen Personalaufbau
  • Weniger Eskalationen, weniger Konflikte durch klare Belege
  • Entlastung auch bei wachsendem Forderungsvolumen
2–3 FTE
dauerhaft entlastet

Wirkungsdimensionen im Überblick

Dimension Konkrete Wirkung Verbesserung
PrüfgeschwindigkeitErstprüfung in Minuten statt Tagen — Fristen systemseitig gesichert95% schneller
ForderungsreduktionUnberechtigte Mehrforderungen systematisch erkannt und abgewehrt60–80%
PersonalentlastungFTE-Äquivalent freigesetzt für Steuerung und Qualität2–3 FTE
AutomatisierungsgradGesamter Prüfprozess läuft weitgehend autonom≥90%
Compliance / DokumentationJeder Entscheid vollständig dokumentiert, auditfähig, revisionssicher100%
GleichbehandlungIdentischer Prüfstandard für jeden Unternehmer, jede ForderungSystemisch gesichert
SkalierbarkeitWachsendes Forderungsvolumen ohne Personalaufbau bewältigtLinear skalierbar
Compliance & Governance

Revisionssicher, normkonform
und vollständig auditfähig.

Das System ist von Anfang an auf höchste Compliance-Anforderungen ausgelegt: transparente Entscheidungslogiken, vollständige Audit-Trails, Human-in-the-Loop-Mechanismen und sichere Deployment-Optionen für CH, AT und DE.

📄

Vollständiger Audit-Trail

Jeder Prüfschritt, jede Klassifikation und jede Entscheidung wird mit Zeitstempel, Datenbasis und Begründung automatisch protokolliert. Das Prüfprotokoll ist jederzeit vollständig abrufbar und auditfähig.

⚖

Transparente Entscheidungslogik

Keine Black Box: Jeder KI-Entscheid ist auf die zugrunde liegenden Vertragsdaten, Mengenabgleiche und Regelwerke zurückführbar. Nachvollziehbarkeit ist systemseitig sichergestellt — für interne und externe Revisionen.

🔒

EU-AI-Act-konforme Architektur

Synnexus integriert KI-Governance von Anfang an: Human-in-the-Loop-Mechanismen, vollständige Datenlokation, sichere On-Premise- oder Hosted-Deployment-Optionen — rechtskonform für CH, AT und DE.

🏹

Gleichbehandlungsgrundsatz systemseitig

Identischer Prüfstandard für jeden Unternehmer, jede Forderung, unabhängig von Zeitpunkt, Arbeitsbelastung oder Bearbeitungsperson. Der Gleichbehandlungsgrundsatz ist nicht Absicht, sondern Systemarchitektur.

📊

Normkonformität (SIA, DIN, ÖNORM)

Die Entscheidungslogiken berücksichtigen die relevanten Vertragsnormen und Regelwerke (SIA 118, DIN 1960/VOB, ÖNORM B 2110). Branchenspezifisches Fachwissen ist in den Regeln eingebettet.

🛡

Datenschutz & Datensicherheit

Alle projektbezogenen Daten werden ausschliesslich in definierten, sicheren Umgebungen verarbeitet. On-Premise-Deployment möglich. Zugriffsrechte rollenbasiert und protokolliert. DSGVO-konform bei korrekter Konfiguration.

Human-in-the-Loop — Mensch entscheidet wo es zählt

🤖 KI arbeitet autonom

  • Erfassung und Extraktion aller eingehenden Forderungen
  • 4-facher Vertragsabgleich für jede Position
  • Klassifikation: Berechtigt / Teilweise / Nicht berechtigt
  • Fristenprüfung und Anzeigepflicht-Check
  • Generierung der Abwehrbegründung mit Belegen
  • Erstellung des vollständigen Antwortdokuments
  • ERP-Update und Kreditoren-Freigabe
  • Status-Tracking und Dashboard-Aktualisierung
  • Revisionssichere Dokumentation aller Schritte

👤 Mensch entscheidet bei

  • Forderungen oberhalb definierter Betragsschwelle
  • Juristisch kritischen oder unklaren Vertragssituationen
  • Forderungen ohne eindeutige Vertragsreferenz
  • Eskalationen nach formeller Ablehnung
  • Strategischen Entscheiden mit Präzedenzwirkung
  • Finaler Freigabe vor Versand bei komplexen Fällen
  • Verhandlungsführung bei grösseren Streitbeträgen
  • Einleitung rechtlicher Schritte bei Nichteinigung

„Das System prüft jede Forderung mit derselben Sorgfalt und Vollständigkeit — unabhängig vom Zeitpunkt, der Arbeitsbelastung oder der Komplexität des Projekts. Der Mensch entscheidet nur noch dort, wo strategisches Urteilsvermögen wirklich gefragt ist.“

Synnexus — Grundprinzip Agentic Process Automation
Implementierung

Schnelle Integration —
ohne Big-Bang, ohne Systemwechsel.

Das Synnexus Forderungsprüfsystem integriert sich in bestehende Systemlandschaften — ohne Ablösung von ERP oder Dokumentenmanagement. Drei Deployment-Optionen stehen zur Verfügung, abgestimmt auf unterschiedliche IT-Anforderungen und Datenschutzbedürfnisse.

☁ On-Cloud (SaaS)

Schnellste Implementierung · kein eigener Infrastrukturaufwand

  • Hosting in der Synnexus-Cloud
  • Keine eigene Infrastruktur erforderlich
  • Automatische Updates & Weiterentwicklung
  • Skalierbar nach Projektvolumen
  • Schnellste ROI-Realisierung
Wochen
bis zur ersten Produktivprüfung

🏠 On-Premise

Volle Datenkontrolle · Integration in bestehende Systeme

  • Installation im eigenen Rechenzentrum
  • Volle Datenkontrolle & Datenlokation
  • Integration in bestehende ERP- & DMS-Systeme
  • Konfigurierbare Zugriffsrechte & Rollen
  • Ideal bei hohen Datenschutzanforderungen
Daten lokal
vollständige Datensouveränität

⚅ Hybrid

Steuerung in der Cloud · Datenverarbeitung On-Premise

  • Control Room in der Cloud
  • Datenverarbeitung On-Premise
  • Optimale Balance: Kontrolle & Flexibilität
  • Sensible Projektdaten bleiben lokal
  • Empfohlen bei gemischten Anforderungen
Hybrid
beste Balance Kontrolle & Effizienz
🛠

Synnexus integriert sich in bestehende ERP-, DMS- und Projektmanagementsysteme — ohne Ablösung, ohne Datenmigration, ohne Big-Bang. Der Prüfprozess kann schrittweise digitalisiert werden: beginnend mit einem Projekttyp oder Vertragsbereich, dann skalierbar auf das gesamte Portfolio.

Zusammenfassung

Das Synnexus Forderungsprüfsystem —
auf einen Blick.

Alle wichtigen Leistungsmerkmale, Automatisierungsgrade und Compliance-Eigenschaften in der Übersicht.

Eigenschaft / Funktion Leistung / Status Messwert
PrüfgeschwindigkeitMinuten statt Tage — systemseitig sichergestellt95% schneller
ForderungsreduktionUnberechtigte Forderungen systematisch abgewehrt60–80%
PersonalentlastungOperative Prüfarbeit weitgehend automatisiert2–3 FTE frei
AutomatisierungsgradGesamter Prüfprozess autonom≥90%
FristenwahrungSystemseitig gewährleistet, kein manuelles Tracking100%
Audit-TrailJeder Entscheid vollständig dokumentiert100% auditfähig
GleichbehandlungIdentischer Standard für jede ForderungSystemisch
EU-AI-Act-KonformitätTransparente Logiken, Human-in-the-Loop, GovernanceKonform
SIA / DIN / ÖNORMVertragsnormen in Entscheidungslogik eingebettetIntegriert
Deployment-OptionenCloud, On-Premise, Hybrid — nach Anforderung3 Optionen
SkalierbarkeitWachsendes Volumen ohne PersonalaufbauLinear
ImplementierungszeitSchrittweise Integration ohne SystemwechselWochen

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