Synnexus
HP 04 · Lieferanten- & Subunternehmermanagement · Briefing Manual · 2026
Synnexus — Instant Intelligence · Agentic Enterprise Platform

HP 04 — Lieferanten- &
Subunternehmer­management

KI-automatisierte Beschaffungsprozesse für die Bauindustrie

Vollständig integriertes Autonomous Procurement Operating Model — vom LV-Upload bis zur unterzeichneten Auftragsbestätigung. Synnexus APA orchestriert alle 9 Teilprozesse in 11 definierten Statusphasen. TruGenie® 360° liefert Predictive Intelligence für Materialpreise, Terminrisiken und Cashflow — für Kalkulation, Arbeitsvorbereitung, Projektleitung und Geschäftsführung.

Kalkulation & AVOR Projektleitung Einkauf & Disposition CFO & Geschäftsführung IT & Digitalisierung DACH · CH · AT · DE
90–95%
Automatisierung Extraktion, Versand & Vergleich
9
Teilprozesse vollständig orchestriert
11
Statusphasen End-to-End Statusmodell
95%+
Ausschreibungssteuerung automatisiert
BKP
automatische Zuordnung 3-stellig
2026
HP04 — Technisches Briefing Manual
01 — Gesamtüberblick

HP 04 — Prozessarchitektur auf einen Blick

HP 04 umfasst den vollständigen Lebenszyklus der Lieferanten- und Subunternehmerbeschaffung — von der automatischen Dokumentenextraktion über die KI-gestützte Ausschreibungssteuerung bis zur digitalisierten Vergabe, Vertragsprüfung und zum automatisierten Rechnungsabgleich. Synnexus APA orchestriert alle 9 Teilprozesse ereignisgetrieben; TruGenie® 360° überwacht, prognostiziert und optimiert in Echtzeit.

Phase 1 — Beschaffung
01 · Datenextraktion LV, Vertragsdaten, Termine, Mengen — 85–95% auto
02 · Ausschreibungen & Angebote Anfrage, KI-Analyse, Bestbieter — 95%+ auto
03 · Performance-Scoring Qualität, Kosten, Termintreue, Compliance
Phase 2 — Vergabe
04 · Digitale Freigaben Genehmigungen nach Rollenmatrix — CHF-gestaffelt
05 · Vertragsprüfung KI-Prüfung: SIA, DIN, CRB, BauAV, ISO, SLA-KPIs
06 · Lieferanten-Priorisierung Dynamisch nach Projektkritikalität & Cashflow
Phase 3 — Betrieb & Compliance
07 · Rechnungsabgleich 3-Way-Matching OCR — Kreditorenrechnungen auto
08 · Monitoring & Reporting Echtzeit-Tracking: Lieferungen, Leistungen, SLA
09 · Archivierung Digitale Ablage — Audits & Compliance, 100% auto

End-to-End Gesamtfluss — Ereignisgesteuerte Architektur

📁 LV / Projekt-Trigger
→
🤖 Extraktion & Klassifizierung
→
📤 Ausschreibung automatisch
→
📊 KI-Angebotsanalyse
→
🧑 Human-Entscheid PL
→
✅ Vertrag & Freigabe
→
🔄 3-Way-Matching
→
📦 ERP & Archiv
Synnexus APA — Agenten-Orchestrator
Extraktion Agent Ausschreibungs-Agent Scoring Agent Vertrags-Agent Rechnungs-Agent Event Driven Architecture
TruGenie® 360° — Predictive Intelligence
Echtzeit-Materialpreise Terminsicherung IoT Dynamic Cashflow Risk & Score Monitor
02 — Teilprozessübersicht

Die 9 Teilprozesse — Automatisierungsgrad & Beschreibung

Jeder Teilprozess ist klar abgegrenzt, eigenständig wertstiftend und über den APA-Orchestrator ereignisgetrieben mit den vor- und nachgelagerten Prozessen verknüpft.

# Teilprozess Beschreibung & Automatisierung Automatisierungsgrad Agent
01 Datenextraktion Automatische Erfassung von LV, Vertragsdaten, Terminen, Mengen. Dokumentenklassifizierung, BKP-Zuordnung 3-stellig, Materiallisten je Werkgruppe.
85–95%
 Agent 1
02 Ausschreibungen & Angebote Automatisierte Anfrage, CRM-Selektion, Zeitlogik, Rücklaufsteuerung, KI-Angebotsanalyse, Vergleichstabelle, Bestbieter-Vorschlag, Abgebotsrunden-Loop.
95%+
 Agent 2+3
03 Performance-Scoring Dynamische Bewertung: Qualität (Gewicht), Kosten (60%), Termintreue (20%), Compliance (20%). Historische Daten + laufende Projekte.
90%
 Agent 3
04 Digitale Freigaben Automatisierte Genehmigungsworkflows gemäss Rollenmatrix: PL bis CHF 50k, BL bis CHF 200k, GF ab CHF 200k. Vollständiger Audit Trail.
100%
 Workflow
05 Vertragsprüfung KI-gestützte Prüfung von Werkverträgen auf SIA, DIN, CRB, BauAV, ISO-Normen, Vertragsrisiken, SLA-KPIs. Automatische Risikomarkierung.
85%
 Agent KI
06 Lieferanten-Priorisierung Dynamische Einordnung nach kritischer Bedeutung für laufende Projekte und Unternehmens-Cashflow. Echtzeit-Verknüpfung mit TruGenie.
90%
 TruGenie
07 Rechnungsabgleich Automatisiertes 3-Way-Matching: Bestellung vs. Lieferschein vs. Rechnung via OCR. Abweichungen triggern Klärungsworkflow.
90%
 OCR Agent
08 Monitoring & Reporting Echtzeit-Tracking von Lieferungen, Leistungsständen, SLA-Status. KPI-Auswertung, Automatisierungsgrad-Messung, TruGenie-Dashboard.
95%
 TruGenie
09 Archivierung Digitale Ablage aller Dokumente für Audits & Compliance. Revisionspfad, Versionierung, DSGVO-konform, vollautomatisch.
100%
 Auto
03 — Subprozess 1

Phase 1 — Datenextraktion: Von «PDF-Ordner» zu strukturiertem Projekt-Datensatz

Ziel: Automatische Erfassung aller relevanten Projektdaten aus heterogenen Dokumenten — LV, Vertragsdaten, Terminpläne, Mengen — und Überführung in ein strukturiertes Datenmodell bereit zur Ausschreibung.

Ablaufdiagramm — Agent 1
⬤ EVENT: Neues Projekt hochgeladenUpload-Ordner / Maske / API
↓
🔀 Input-GatewayUpload-Ordner / API / Mail-Parser
↓
Agent 1: DokumentenklassifizierungLV erkannt · Vertrag · Terminplan · Sonstige
↓
Agent 1: Struktur-ExtraktionStammdaten · LV-Positionen · Mengen · BKP-Zuordnung
↓
Confidence ≥ 85%→ automatisch freigeben
Confidence < 85%→ Review-Queue
↓
Strukturierte SpeicherungProjekt-Objekt · LV-Positionen · Material-Objekte
↓
Automatische GenerierungProjektblatt (Word/PDF) · Materialliste je BKP (Excel) · Versandpaket
↓
⬤ Trigger → Subprozess 2IF Status = «Bereit zur Ausschreibung»
Agent-Logik — Entscheidungsregeln
FallAktion
Fehlender BKPKI-Klassifikation
Mehrdeutige EinheitFlag + Review
Mengenabweichung unplausibelAnomalieprüfung
Kein Ausführungstermin gefundenEskalation
Output Subprozess 1 — Datenbankstruktur
Projekt-Objekt
Projekt-ID
Kunde
Angebotsabgabe
Ausführungstermin
Status: «Bereit zur Ausschreibung»
LV-Position
Positions-ID
BKP (3-stellig)
Beschreibung
Menge + Einheit
Werkgruppe
Generiert: Projektblatt (Word/PDF) · Materialliste je BKP (Excel) · Versandpaket vorbereitet
85–95%
Automatisierungsgrad Extraktion
BKP
automatische 3-stellige Zuordnung
04 — Subprozess 2

Phase 1 — Ausschreibungen & Angebote: Vom manuellen Mailprozess zur agentenbasierten Ausschreibungssteuerung

Der komplexeste und zeitaufwändigste Teilprozess wird zu über 95% automatisiert — von der CRM-Selektion über den automatischen Versand, Rücklaufsteuerung, KI-Analyse und Abgebotsrunden bis zur Vergabe.

Agent 2 — Ausschreibungssteuerung
⬤ EVENT: Projekt bereit zur Ausschreibung
↓
Agent 2: Lieferantenselektion aus CRMFilter: BKP · Region · Performance-Score · Verfügbarkeit
↓
Ausschreibungsgruppe erstellen
↓
Zeitlogik setzenVersanddatum · Reminder 1+2 · Nachfrist · Abschlussdatum
↓
✉ Automatischer Mailversand
↓
Status-Tracking-Modul
↓
✓ Angebot eingegangen
✗ Absage
⏳ Keine Rückmeldung
Bei keiner Rückmeldung: Reminder 1 → Reminder 2 → Nachfrist (automatisch)
↓
Nach Fristablauf → Übergabe an Analyse-Agent
Agent 3 — Angebotsanalyse & Vergabe
⬤ EVENT: Angebotsfrist abgelaufen
↓
Agent 3: AngebotsparserPreise je Position · Einheit prüfen · Abweichungen
↓
AngebotsvergleichsmodulBestpreis je Position · Bestanbieter gesamt · Mischkalkulation · Abweichungsanalyse
↓
Scoring-ModulPreis 60% · Historische Performance 20% · Termintreue 20%
↓
Angebotsvergleich (Excel)
Vergabevorschlag
Risikoanalyse
↓
🧑 Human-Freigabe (PL/BL/GF)Entscheid: Abgebotsrunde oder Vergabe
↓
Automatischer ExportKalkulationssoftware · Vergabeantrag genehmigt
↓
Auftragsbestätigung / WerkvertragWord/PDF · Mengen · AGB · Pläne → automatischer Versand
↓
✓ Bestätigung → Finanz
✗ Keine AB → Eskalation PL
⟳ Abgebotsrunde — Loop-Mechanismus
Entscheid PL:
Abgebotsrunde?
→
Neue Zeitlogik setzen
→
Versand + Tracking
→
Neue Angebotsanalyse
→
Max. 2 Runden → Eskalation GF
Vergabe-Freigabe — Kompetenzmatrix
Projektleiter
bis CHF 50'000
digitaler Workflow automatisch
Bereichsleiter
bis CHF 200'000
Workflow mit Benachrichtigung
Geschäftsführung
ab CHF 200'000
Eskalation + persönliche Freigabe
05 — End-to-End Statusmodell

Die 11 Statusphasen des APA-Orchestrators

Das vollständige Statusmodell bildet den Lebenszyklus jedes Beschaffungs- und Vergabeprojekts ab — von der ersten Dateiübergabe bis zum ERP-Abschluss. Jeder Statusübergang ist ein maschineller Trigger, nicht ein manueller Schritt.

01
Hochgeladen
Projektdaten oder LV treffen über das Input-Gateway (API/Mail-Parser) ein.
Automatisch
02
In Extraktion
Die kognitive KI liest Positionen, Mengen und Fristen autonom aus den Dokumenten.
Automatisch
03
Bereit zur Ausschreibung
Datenpakete validiert und für den Markt formatiert. Trigger für Subprozess 2.
Automatisch
04
Ausschreibung läuft
Anfragen digital gestreut; KI überwacht Rücklauffristen und sendet Reminders.
Automatisch
05
In Nachfrist
Automatisches Nachfassen bei kritischen Gewerken ohne ausreichenden Rücklauf.
Automatisch
06
In Analyse
Strukturierter KI-Preisspiegelvergleich und technische Prüfung aller eingegangenen Angebote.
Automatisch
07
Vergabevorschlag erstellt
Autonomer Bestbieter-Vorschlag liegt vor — mit Risikoanalyse und Scoring.
Automatisch
08
Loop Abgebotsrunde
KI-gestützte Nachverhandlung von Konditionen. Max. 2 Runden, dann Eskalation an GF.
⟳ Loop
09
Vergabevorschlag genehmigt
Digitale Freigabe gemäss Kompetenzmatrix (PL/BL/GF). Human-in-the-Loop bei Ausnahmen.
👤 Human-in-the-Loop
10
Werkvertrag erstellt & bestätigt
System generiert PDF/Word inkl. AGB und Plänen, versendet und verbucht Bestätigung.
Automatisch
11
Abgeschlossen
Datenübergabe an Kalkulationssoftware und ERP. Archivierung vollständig.
Automatisch
Statusfluss — visuell
01
Hochgeladen
→
02
Extraktion
→
03
Bereit
→
04
Läuft
→
05
Nachfrist
→
06
Analyse
→
07
Vorschlag
→
08
⟳ Loop
→
09
👤 Freigabe
→
10
Vertrag
→
11
✓ Abgeschl.
06 — Performance Scoring

Dynamisches Lieferanten- & Subunternehmer-Scoring

Jeder Partner wird kontinuierlich nach einem gewichteten Modell bewertet — Preis, Qualität, Termintreue und Compliance fliessen in ein dynamisches Score-Modell, das die Selektion für jede neue Ausschreibung direkt steuert.

Scoring-Gewichtungsmodell
Preisgewichtung60%
Marktpreis-Vergleich, Bestpreis je Position, Mischkalkulation
Historische Performance20%
Qualität, Mängelrate, Projektergebnisse aus CRM
Termintreue20%
Liefertreue, Ausführungstermine, Verzugsquote
Zusatzkriterium: Compliance (SIA/BauAV/ISO) → disqualifizierend bei Verstoss
Beispiel-Angebotsvergleich — Gewerk Maurer
Anbieter Preis CHF Perf. Termin Total
Anbieter A 48'200 92 88 91.2 ✓
Anbieter B 44'800 74 68 79.4
Anbieter C 52'100 88 95 85.7
→ Vergabevorschlag: Anbieter A — Score 91.2 | Mischkalkulation verfügbar
Filter 1

BKP-Gewerk

Automatische Vorauswahl der qualifizierten Lieferanten nach 3-stelliger BKP-Kategorie aus dem CRM.

Filter 2

Region

Geografische Eingrenzung nach Projektstandort — Transportkosten und Regionalbonus einkalkuliert.

Filter 3

Performance-Score

Nur Lieferanten mit Score über definiertem Schwellenwert erhalten die Ausschreibung automatisch.

Filter 4

Verfügbarkeit

Kapazitätsprüfung gegen bekannte Auslastung und laufende Projekte aus dem ERP-System.

07 — Freigaben & Vertragsprüfung

Digitale Freigaben, KI-Vertragsprüfung & 3-Way-Matching

Von der automatisierten Vertragsprüfung gegen Baunormen bis zum vollautomatischen Rechnungsabgleich — drei kritische Teilprozesse, die heute den grössten manuellen Aufwand verursachen und durch APA nahezu vollständig automatisiert werden.

05
Subprozess 5

KI-Vertragsprüfung

SIA · DIN · CRB · BauAV · ISO

Werkvertrag eingelesen
↓
Normenprüfung: SIA / DIN / CRB / BauAV / ISO
↓
SLA-KPI Extraktion & Bewertung
↓
Risikomarkierung Klauseln
↓
✓ Freigabe auto
⚠ Review PL
Automatisierung: 85%
04
Subprozess 4

Digitale Freigaben

Rollenmatrix CHF-gestaffelt

Vergabevorschlag genehmigt
↓
PL: bis CHF 50'000
BL: bis CHF 200'000
GF: ab CHF 200'000
↓
Auftragsbestätigung / Werkvertrag generieren (Word/PDF)
↓
✉ Versand + Bestätigungsanforderung
Automatisierung: 100% Workflow
07
Subprozess 7

Rechnungsabgleich

OCR · 3-Way-Matching

📄 Eingangsrechnung (Lieferant/SU)
↓
🔍 OCR-Erkennung & Extraktion
↓
Bestellung
↔
Lieferschein
↕
3-Way-Match: Mengen · Preise · Verträge
↓
✓ → Freigabe Zahlung
✗ → Klärungsworkflow
Automatisierung: 90%
08 — Technologiearchitektur

Technische Komponenten — logisch getrennt, orchestriert vernetzt

Die Architektur basiert auf fünf logisch getrennten Komponenten — vom Input-Gateway bis zur Kalkulations-API. Der APA-Orchestrator steuert alle Statusübergänge ereignisgetrieben. Human-in-the-Loop ist auf vier definierte Ausnahmefälle reduziert.

1. Input-Gateway
Upload-OrdnerAPI-SchnittstelleMail-ParserDrag & Drop UI
2. Projektdatenbank
Single Source of TruthProjekt-ObjekteLV-PositionenStatus-Tracking
3. Agenten-Orchestrator
Trigger & StatussteuerungEvent DrivenReportingKPI-AuswertungAutomatisierungsgrad-Messung
4. CRM-Schnittstelle
Lieferanten-StammdatenPerformance-HistoryBKP-MappingKontaktdaten
5. Kalkulations-API
Bidirektionaler DatentransferVergabedaten ExportERP-BuchungArchivierung
👤 Human-in-the-Loop — nur 4 Ausnahmen
⚠ Extraktions-Unsicherheit (Confidence < 85%)
🎯 Strategische Vergabeentscheidung
🤝 Sonderkonditionen & Nachverhandlungen
📈 Aussergewöhnliche Preisabweichungen
Ziel: Mensch = Entscheider · Agent = Operativer Abwickler
Ergebniserwartung dieser Architektur
Dokumentenextraktion 90–95%
Versand & Reminder 95%+
Angebotsvergleich 90–95%
Finale Vergabeentscheidung 70–80%
09 — TruGenie® 360° Intelligence

TruGenie® als übergeordnete Echtzeit- & Predictive-Intelligence-Plattform

TruGenie® 360° aggregiert die operativen Daten aller 9 Teilprozesse und reichert sie mit einer Predictive Intelligence Layer an — für vorausschauende Margensicherung, Terminsicherung und Cashflow-Optimierung.

Echtzeit-Materialpreisüberwachung

Kontinuierliches Markt-Scanning

  • Scannt externe Marktdaten und Lieferantenkonditionen in Echtzeit
  • Warnt Kalkulation vor Angebotseingabe bei drohenden Preissteigerungen (Stahl, Beton, Holz)
  • Schützt Projektmarge proaktiv — nicht reaktiv
  • Integration mit Ausschreibungs-Agent: Budgetlimits dynamisch angepasst
Echtzeit
Marktpreise kontinuierlich überwacht

Predictive Risk & Terminsicherung

IoT-Baustellenanbindung

  • Abgleich zugesagter Liefertermine mit realem IoT-Baufortschritt
  • Prognose von Terminengpässen durch Subunternehmer-Verzögerungen
  • Vollautomatische Verschiebung nachgelagerter Gewerke bei Vortriebsverzug
  • Eliminiert Stillstandskosten durch vorausschauende Terminanpassung
↓0%
Ziel: Stillstandskosten durch Vorausschau

Dynamic Cashflow Forecasting

Gekoppelt mit Rechnungsabgleich

  • Berechnet exakte zukünftige Mittelabflüsse aus Vergabe-Verpflichtungen
  • Erkennt prädiktiv welche Zahlungen Skonto-Potenzial bieten
  • Lieferanten-Priorisierung nach Liquiditätsauswirkung auf das Unternehmen
  • Integration mit HP 06 Liquiditätsmanagement — ein Datenstrom
T+90
Cashflow-Prognose aus Beschaffungsdaten
TruGenie Datenfluss — HP04 Integration
ERP
CRM
Kalkulations-SW
BIM
IoT Baustelle
Lieferantenportal
Marktdaten
↓
⚙ Synnexus APA — HP04 Orchestrator
↓
⭐ TruGenie® 360° — Predictive Intelligence Layer
📊 Margensicherung
Kalkulation · AVOR · Projektleitung
📅 Terminsicherung
Baustelle · AVOR · Disposition
💧 Cashflow-Forecast
CFO · Geschäftsführung
10 — Zielbild & ROI

Autonomous Procurement — Reifegradmodell & Wertbeitrag

Von fragmentierten manuellen Beschaffungsprozessen zu 90–95% Prozessautonomie — in einem strukturierten Implementierungspfad mit messbarem ROI auf jeder Stufe.

01

Heute

Manuelle Mailprozesse, Excel-Tabellen, fragmentierte IT — LV-Upload bis Vergabe dauert Wochen.

20–30%
Automatisierung
02

APA Phase 1

Datenextraktion + Ausschreibungssteuerung automatisiert. Angebotsvergleich digital. CRM verbunden.

60–70%
Automatisierung
03

APA Phase 2

Scoring, Vertragsprüfung, 3-Way-Matching, digitale Freigaben. Vollständiges Statusmodell live.

80–85%
Automatisierung
04

APA + TruGenie

Predictive Margensicherung, Terminsicherung, Dynamic Cashflow. <10% manuelle Intervention.

90–95%
Automatisierung

Kalkulation & AVOR

Angebotsqualität & Wettbewerbsfähigkeit

  • 85–95% schnellere LV-Extraktion und Materiallisten-Erstellung
  • Vollständigere Ausschreibungen — weniger Rückfragen von Lieferanten
  • Bessere Angebotsqualität durch automatische BKP-Strukturierung
  • Mischkalkulation automatisch — Bestpreis je Position in Sekunden
−70%
Zeit für LV-Aufbereitung und Angebotsvergleich

Einkauf & Vergabe

Rücklauf & Prozessgeschwindigkeit

  • Signifikant höherer Angebotsrücklauf durch automatische Erinnerungen
  • Vollautomatische Abgebotsrunden — Verhandlungsposition gestärkt
  • Vergabeprozess von Wochen auf Tage reduziert
  • Lückenloser Audit Trail aller Vergabeentscheidungen
+40%
Angebotsrücklauf von Lieferanten & Subunternehmern

Management & CFO

Marge, Cashflow & Transparenz

  • Projektmargen in Echtzeit überwacht — Gegenmassnahmen rechtzeitig
  • Mittelabflüsse aus Vergaben 90 Tage im Voraus prognostiziert
  • Skontopotenziale systematisch erkannt und genutzt
  • 100% Transparenz über alle laufenden Beschaffungsvorgänge
90%+
Prozessautonomie mit APA + TruGenie

Leistungsmatrix — Status quo vs. APA vs. APA + TruGenie

Fähigkeit Status quo Synnexus APA APA + TruGenie
Automatische LV-Extraktion & BKP-Zuordnung✗✓✓
Automatischer Ausschreibungsversand✗✓✓
Rücklauf-Tracking & automatische Reminder✗✓✓
KI-Angebotsvergleich & Bestbieter-Scoring◐✓✓
Digitale Freigabe-Workflows CHF-gestaffelt✗✓✓
KI-Vertragsprüfung SIA/DIN/CRB/BauAV✗✓✓
Automatisches 3-Way-Matching OCR✗✓✓
Echtzeit-Materialpreisüberwachung✗✗✓
Predictive Terminsicherung (IoT-gekoppelt)✗✗✓
Dynamic Cashflow aus Beschaffungsdaten✗✗✓
✓ Vollständig ◐ Teilweise ✗ Nicht verfügbar

Bereit für autonomes Beschaffungsmanagement?

Sprechen Sie mit uns über einen massgeschneiderten HP04-Implementierungsplan — von der LV-Extraktion bis zur vollständig automatisierten Vergabe und TruGenie Predictive Intelligence.

✉
hubert@synnexus.chChairman & Founder
✉
pankaj@synnexus.chManaging Partner & Founder
🌐
synnexus.ch Instant Intelligence
📞
+41 79 522 53 06CH  ·  AT  ·  DE